L'Assemblée Générale - cadre légal

 

1 Les infos pratiques


Assemblée générale (AG) : l'assemblée générale est l'organe décisionnaire du syndicat des copropriétaires.

On distingue 3 types d'assemblées :

  • L'assemblée générale annuelle, appelée souvent improprement "ordinaire" (AGO) se réunit annuellement, dans la clôture des comptes de la copropriété.
  • L'assemblée générale supplémentaire, communément dite "extraordinaire" (AGE), est une assemblée intermédiaire convoquée au cours de l'année.
  • L'assemblée spéciale concerne des délibérations soumises au vote d'une partie seulement des copropriétaires. Comme tous les copropriétaires, même non votant doivent être convoqués, ces assemblées sont souvent organisées en marge des assemblées générales.

Où ? L'AG se déroule dans la commune où se situe la copropriété.

 

Quorum : De manière générale, il n'existe pas de quorum  pour une AG de copropriété (nombre minimum de voix présentes ou représentées nécessaire pour que l'AG puisse valablement délibérer). Touefois, certaines résolutions soumises à des majorités absolues (majorité article 25, 26...) nécessitent un nombre minimum de copropriétaires présents ou représentés.

 

Les voix : Chaque copropriétaire dispose d'un nombre de voix proportionnel à sa quote-part de parties communes. Son nombre de voix correspond au nombre de tantièmes qu'il détient.

 

Les pouvoirs : Tout copropriétaire peut confier son droit de vote à un mandataire. Celui-ci peut être un autre copropriétaire ou une personne externe. Le syndic ou ses préposés ne peuvent pas accepter de pouvoirs.

 

Nombre de pouvoirs : Chaque mandataire ne peut pas détenir plus de 3 pouvoirs ou à défaut regrouper plus de 5% des voix (tantièmes de masse générale) en additionnant ses propres voix et celles de ses mandants.

Le vote par correspondance n'est pas autorisé. En conséquence, lorsqu'un copropriétaire donne des consignes de vote à son mandataire, ce dernier peut décider de ne pas les respecter compte tenu des informations communiquées lors de l'assemblée. Le vote ne sera pas remis en cause pour autant. Le mandataire fera son affaire personnelle d'expliquer à son mandant les motifs de ce changement.

 

Qui vote ? Les personnes présentes ou représentées. Leur présence se formalise par l'émargement de la feuille de présence. Chaque votant dispose du nombre de voix correspondant aux tantièmes de lots précisés sur la feuille de présence.
Les copropriétaires retardataires ne participent pas au vote des résolutions votées avant leur arrivée.
Les copropriétaires qui partent en cours de séance doivent le signaler. Dans le cas contraire, ils seront considérés comme approuvant les résolutions votées en leur absence.

 


QUIZZ

 

Je me retrouve seul membre élu au conseil syndical, comment faire ?
Le conseil syndical ne peut pas fonctionner. A défaut d'autres volontaires élus par l'assemblée, faire appel au président du TGI pour résoudre le problème.

 

Le règlement de copropriété prévoit une durée de mandat de 3 ans. Pourtant, le syndic pose toutes les années à l'assemblée, la question du renouvellement du conseil syndical. 


Cette situation est anormale. Le syndic doit respecter le règlement de copropriété et notamment ne pas calquer la durée du mandat du conseil syndical sur la durée de son propre contrat de syndic.

 
 



2 La convocation de l'AG


Qui convoque ? Le syndic convoque l'assemblée générale. Le conseil syndical ou un ensemble de copropriétaires représentant au moins 25% des tantièmes (le règlement de copropriété peut prévoir un % plus faible) peut à tout moment demander au syndic de convoquer une assemblée. La demande faite au syndic doit préciser les questions à inscrire à l'ordre du jour.

 

Délai de convocation : Sauf cas d'urgence, la convocation est notifiée au moins 21 jours avant la date de la réunion.

 

Comment convoquer ? La convocation à une assemblée est adressée à l'ensemble des copropriétaires par :

  • Lettre recommandée avec accusé de réception
  • Télécopie avec récépissé
  • Remise en main propre contre récépissé.

Que contient la convocation ? La convocation précise :

  • La date, l'heure et le lieu de la réunion.
  • L'ordre du jour avec le détail des questions soumises à l'assemblée
  • Les modalités de consultation des pièces justificatives des charges

La convocation doit être accompagnée des pièces jointes suivantes :

  • Des états financiers et budgets (selon modèles définis par décret)
  • Les conditions essentielles des contrats proposés (notamment pour les travaux)
  • Le ou les projets de contrat de syndic,
  • Les projets de résolution pour toute question relative à une autorisation.

L'Ordre du jour : L'ordre du jour de l'assemblée est défini par le syndic en accord avec  le conseil syndical.
Seules les questions inscrites à l'ordre du jour peuvent donner lieu à un vote en assemblée. Il est donc important d'être vigilant lors de sa rédaction.
Le titre de chaque question définit le sujet qui sera débattu en assemblée. Il fige les sujets qui seront abordés. 
En revanche, le projet de résolution présent dans l'ordre du jour peut être modifié par l'assemblée. Il s'agit d'une proposition et l'assemblée reste souveraine pour modifier la résolution mise aux voix.

 

Les résolutions obligatoires : Le domaine de compétence de l'assemblée est très large. Toute question relative à la gestion, l'entretien, la conservation ou le fonctionnement de la copropriété peut être débattue. Néanmoins, la loi prévoit l'inscription expresse de certaines questions.

Principales questions posées annuellement 

  • Election du bureau (question distincte pour le président, le secrétaire et les scrutateurs)
  • Rapport du conseil syndical : Le conseil syndical est élu par l'assemblée. Il a l'obligation de rendre compte de sa mission devant l'assemblée. (pas de vote sur cette question)
  • Approbation des comptes 
  • Approbation des budgets prévisionnels 

Questions à périodicité variable 

  • Election des membres du conseil syndical. La durée du mandat est fixée par le règlement de copropriété. Elle ne peut excéder 3 ans.
  • Constitution de provision spéciale : Lors de la nomination d'un nouveau syndic, puis tous les 3 ans.
  • Renonciation à un compte bancaire séparé (si celui-ci n'existe pas)  : Lors de la nomination d'un nouveau syndic, puis à l'échéance du vote précédent.
  • Approbation des conventions entre la copropriété et un copropriétaire ou entre la copropriété et le syndic : A chaque nouvelle convention.

Questions facultatives

  • Seuil de consultation du conseil syndical
  • Seuil de mise en concurrence
  • Autorisation d'accès aux parties communes pour la police et la gendarmerie : autorisation permanente, 1 vote suffit mais il est bon de renouveler le vote tous les 3 à 5 ans.
  • Autorisation pour un copropriétaire d'effectuer des travaux sur les parties communes : A chaque demande d'un copropriétaire.
  • Proposition de travaux

Envoi du procès verbal de l'AG : envoi par le syndic dans les 2 mois suivant la date de l'assemblée. L'envoi est fait en récecommandé pour les copropriétaires absents (non représentés) et pour ceux ayant voté au moins une fois contre la dision retenue (vote pour, si la résolution est rejetée ou l'inverse).

 

QUIZZ

 

Le conseil syndical doit-il demander au syndic de fixer une date pour se réunir ?
Non, le conseil syndical se réunit autant de fois qu'il le souhaite, avec ou sans le syndic. C'est au président du CS de convoquer le conseil syndical.

 

Chaque année, le conseil syndical contrôle la cohérence entre les factures reçues et les comptes établis par le syndic. Ce contrôle est-il suffisant ?
Non, le contrôle de la gestion ne se limite pas au contrôle des factures. Toutes les opérations de gestion devraient être contrôlées (exécution des décisions de l'assemblée, gestion des contrats et marchés, pertinence des dépenses, gestion du personnel…)

 

Le conseil syndical doit-il participer à la préparation de l'assemblée ?
Oui, le CS doit vérifier les comptes soumis à l'approbation de l'assemblée, participer à l'élaboration du budget prévisionnel, donner son avis sur l'ordre du jour et éventuellement demander l'ajout de questions, préparer son rapport d'activité qui doit être joint à la convocation… La préparation de l'assemblée est un travail concerté du syndic et du conseil syndical.

 

L'activité du gardien ne donne pas satisfaction. Le conseil syndical peut-il étudier les conditions d'exécution du travail du gardien ?
Oui, le conseil syndical peut étudier tout élément de la gestion de la copropriété. En revanche, c'est au syndic de mettre en œuvre les éventuelles évolutions (adaptation des activités et des horaires de travail, acquisition d'outils de travail, organisation d'une formation…)

 

Le conseil syndical souhaite se faire assister par un professionnel. Doit-il attendre l'accord de l'assemblée ?
Non, le conseil syndical est souverain pour faire appel à une aide extérieure pour la réalisation de sa mission.

 

Le conseil syndical peut-il faire appel à une assistance externe sans que cette dépense ait été budgétée ?
Oui, Le budget comprend les dépenses prévisibles au moment de son élaboration, mais le budget réalisé constate régulièrement des écarts avec le budget prévisionnel établi. Le conseil syndical justifiera a posteriori cette démarche dans son rapport d'activité.

 

Le président du conseil syndical est-il le président de l'assemblée générale ?
C'est souvent le cas mais ce n'est pas une obligation. En effet le président du CS est élu parmi les membres du CS alors que le président de séance de l'assemblée est élu à l'ouverture de chaque assemblée parmi tous les copropriétaires ou mandataires présents.

 
 

 




 

 

FOCUS

Réserver les AGE pour répondre aux situations d'urgence, d'autant qu'une convocation supplémentaire à un coût.

 

Rappeler aux personnes présentes les principales règles de fonctionnement d'une assemblée en début de séance pour éviter les polémiques ultérieures.

 

Comptabiliser les arrivées tardives et les départs signalés des copropriétaires afin que chaque résolution soit votée par les personnes présentes ou représentées.


Besoin d'aide ? Prenez contact avec COPRO+. 
Sa mission est d'assister les copropriétés et leur conseil syndical.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

FOCUS

L'ordre du jour est défini par le syndic et le conseil syndical. Ce dernier doit être acteur et non observateur.


Préparer avec attention la convocation en veillant à joindre les documents et informations permettant aux copropriétaires de se déterminer sur les questions à l'ordre du jour.


Quitus : Refuser le quitus au syndic. En effet donner le quitus ne présente aucun avantage pour la copropriété. En revanche, il permet au syndic en cas d'erreurs découvertes ultérieurement de s'abriter dernière le quitus qui rend la copropriété solidaire de sa gestion.


Eviter d'inscrire à l'ordre du jour des questions dont la périodicité n'est pas annuelles.


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FOCUS

En pratique, pour qu'une question d'un copropriétaire soit inscrite à l'ordre du jour, son envoi en lettre recommandée avec accusé de réception doit s'effectuer au moins un mois avant la date de l'assemblée. (Temps de préparation de la convocation + 21 jours de délai de convocation)


Proposer une résolution pour déterminer un seuil de consultation du conseil syndical et une résolution pour déterminer un seuil de mise en concurrence, c 'est donner des moyens au conseil syndical d'exercer sa mission de contrôle et à la copropriété d'obtenir les meilleurs prix.

 


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