Examiner et analyser la gestion


COPRO+ EXA consiste à vérifier et analyser les éléments de la comptabilité de la copropriété puis à 
rendre compte de l'efficacité de la gestion.
Pour chaque élément transmis COPRO+ EXA examine la cohérence et la vraisemblance des données, 
le respect des obligations, la pertinence des charges.

En complément de ses prestations « à la carte », pour s'adapter aux demandes spécifiques de 
ses clients,  COPRO+ a préparé quelques « menus  conventionnés » correspondant aux 
préoccupations récurrentes classiques des conseils syndicaux :




Contrôle de gestion :

 

Pour un exercice donné (12 mois), l'ensemble de la gestion est examiné à partir des éléments internes (dont grand livre) et des pièces comptables externes (relevés de comptes, contrats et factures,...) :

  • Vérification du respect des règles comptables, détection d'anomalies
  • Concordance entre la comptabilité interne et la présentation des comptes
  • Analyse des charges, examen de cohérence et de vraisemblance, évolution, détection des gisements d'économie
  • Contrôle formel des contrats dont contrat de syndic
  • Analyse des salaires et déclarations des charges sociales
  • Analyse des postes : trésorerie, fournisseurs, produits
  • Alertes et suivi copropriétaires défaillants
  • Sinistres : suivi des dossiers, des réparations et remboursements
  • Travaux : suivi budget et opérations
  • Vérification des Annexes (documents transmis avec la convocation de l'AG)
  • Analyse des budgets prévisionnels
  • Attribution du label COPRO+ : appréciation générale de la gestion de la copropriété

 

Le label COPRO+ évalue la qualité du fonctionnement de la copropriété sur tous ses points clés,

par une cotation de 0 à 10 des différents critères analysés, ce qui met en évidence les 
axes d'amélioration. La synthèse de cette notation permet de délivrer le label COPRO+, assorti
d'un indice moyen.

Label COPRO+Répartition des charges de copropriété
Label COPRO+                                       Répartition des charges



Comparatif entre prévisionnel et réalisé des charges de copropriété Evolution des charges de copropriété
Comparatif prévisionnel/réalisé                              Evolution des charges

 

 




Vérification transfert comptabilité syndic
A l'occasion d'un changement de syndic, la vérification porte sur :

  • La reprise de l'ensemble des éléments de gestion dans le nouveau système, concordance des
    2 présentations de comptes
  • Le transfert de la trésorerie, cohérence de la trésorerie remise par l'ancien syndic
  • La détection d'anomalies dans l'ancien système
  • Les préconisations de modalités de régularisation des anomalies détectées (pour repartir sur 
    de bonnes bases)

 



Analyse du poste trésorerie

  • Vérification du montant de la trésorerie (compte courant et placements)
  • Recherche sur plusieurs exercices de la cohérence de la trésorerie avec la présentation 
    des comptes. 




Analyse du poste travaux


Etude d'un poste travaux :

  • Vérification de la cohérence du budget voté par l'assemblée avec les appels de provision et autres sources de financement ainsi que les travaux réalisés et payés
  • Vérification des rémunérations du maître d'œuvre et du syndic

 



Exemples de résultats obtenus :


Exemple : Gestion de l'eau 
Contexte : Dans une copropriété, après la clôture de l'exercice, le syndic propose au conseil syndical
de contrôler les comptes, en séance, par le rapprochement de l'état des dépenses avec l'ensemble
des factures.
Action : La vérification des factures ne peut suffire à valider les comptes. Le contrôle de l'intégralité
de la compatibilité (dont le grand livre et des pièces justificatives complémentaires) est nécessaire.
Ce travail est long, et demande un minimum de compétences comptables.
Les plus importantes erreurs relevées concernent la gestion du personnel et la gestion de l'eau, ce
qui n'apparait pas dans les factures. Ainsi il est mis en évidence un écart de 1500 m3 entre
la consommation d'eau chaude inscrite dans les comptes de l'exercice et le total de
la consommation individuelle
 des résidants sur les relevés de compteurs effectués par une 
société externe.
L'erreur correspond à environ 15 000 € de dépenses laissées en charges courantes réparties 
selon les tantièmes au lieu d'être affectées sur la consommation personnelle de copropriétaires.
Résultat :

  • Rectification des comptes par le syndic,
  • Mise en évidence de multiples dysfonctionnements dans la gestion de l'eau distribuée,
  • Suggestion de changement des compteurs d'eau et mise en place de télé relevé.

 


Exemple : Contrôle de la trésorerie

Contexte : La copropriété a opté 3 ans plus tôt pour un compte bancaire séparé. Le conseil 
syndical est très inquiet sur le montant de la trésorerie qui lui semble anormalement bas alors même
les copropriétaires paient régulièrement leurs charges et qu'aucune dépense imprévue significative 
n'est constatée. 
Action 
L'analyse approfondie du poste trésorerie fait apparaître :

  • Un écart de l'ordre de 10 000 € entre le relevé de banque et le compte banque du grand livre,
  • Un état de rapprochement bancaire établi par le syndic ne faisant apparaître aucun écart entre la comptabilité et le relevé de banque ce rapprochement étant établi à partir d'un extrait de grand livre sans correspondance avec le grand livre de la copropriété,
  • L'existence inexpliquée d'un compte postal dans le grand livre de la copropriété, en sus du compte bancaire, alors que la copropriété n'a jamais ouvert de compte à la Banque Postale.

Le comptable du syndic effectuait consciencieusement des rapprochements bancaires à partir d'états produits de manière obscure par l'informatique centralisée. Le grand livre propre à la copropriété n'était jamais édité.
Pressé de justifier les anomalies relevées par un contrôle, le syndic a expliqué, en assemblée, lors de
la question sur les comptes de l'exercice, qu'une erreur involontaire s'était glissée dans les comptes
lors de l'ouverture 3 ans plus tôt du compte bancaire séparé de la copropriété : à cette occasion, environ 7 000 € appartenant à la copropriété étaient restés sur le compte du syndic.
Concernant le compte postal, le syndic a expliqué qu'il s'agissait en réalité d'un compte ouvert 
au nom du syndic
 sur lequel étaient versés les virements effectués par les copropriétaires.
Résultat 
Le syndic a bien entendu remboursé la copropriété !

Exemple contrôle des travaux
Contexte 
Une copropriété a voté de gros travaux de rénovation sur la base d'une enveloppe budgétaire définie par le maître d'œuvre. Les appels de provision pour travaux sont appelés en plusieurs fois sur l'exercice.
A l'assemblée générale suivante, le maître d'œuvre annonce une rectification de l'enveloppe budgétaire précédemment retenue et demande un financement supplémentaire.
Le rejet par l'assemblée de cette demande conduit à l'arrêt des études. Les entreprises ne sont pas consultées et le projet travaux est bloqué.
Action : 
L'analyse du poste travaux met en évidence de nombreuses irrégularités sur le poste « honoraires syndic » :

  • Bien que les travaux n'aient jamais commencé, les honoraires pour travaux ont été facturés et payés.
  • Le taux de rémunération appliqué n'est pas conforme : le contrat de syndic différencie la gestion des travaux avec présence d'un maître d'œuvre (taux de rémunération minoré), des travaux réalisés sans maître d'œuvre. Malgré la présence d'un maître d'œuvre, le taux majoré (sans maître d'œuvre) a été retenu, soit 5,98% au lieu de 2,99%.
  • L'assiette des honoraires a été majorée par la prise en compte, non seulement de l'enveloppe budgétaire des travaux mais aussi des honoraires du maître d'œuvre et du montant de l'assurance dommage-ouvrage.

Résultat : 
En synthèse, le cumul des erreurs entraine une majoration de 14 500 €, soit 42% du montant des honoraires du syndic par rapport aux conditions définies dans son contrat et… les travaux n'ont jamais eu lieu !
Remboursement par le syndic des trop perçus .