Organiser et communiquer

 

 

Présentation du service


Si la gestion de la copropriété est confiée par mandat au syndic, la gouvernance reste l'apanage du Conseil Syndical. Outre le contrôle du syndic sa mission comporte également un volet assistance, essentiel pour le bon fonctionnement de la copropriété. Cela nécessite un travail d'équipe, de l'organisation, du dynamisme et une implication régulière.


COPRO+ met son expertise au service du Conseil syndical pour organiser le pilotage de la copropriété et optimiser la communication, d'une part avec le syndic, et d'autre part avec les copropriétaires.

 

Chaque résidence étant unique, COPRO+ définit avec le conseil syndical les prestations à mettre en œuvre :

  • Organisation des réunions du Conseil syndical, avec et/ou sans le syndic (rythme, procédures)
  • Préparation d'un plan quinquennal et d'un plan opérationnel annuel (dossiers, projets)
  • Définition des rôles et « feuilles de route » au sein de l'équipe du Conseil Syndical
  • Mise en place des procédures d'échange entre le Conseil syndical et le syndic
  • Organisation des relations Conseil syndical / copropriétaires (commissions, réunions, affichage, mail,…), en valorisant le rôle du Conseil Syndical
  • Rédaction de documents de présentation de la copropriété (fournisseurs, arrivants)
  • Réalisation et dépouillement d'enquêtes auprès des résidents.
  • Mise en place ou adaptation de site Internet

 

 

Des prestations à la carte

 


 Préparation OJ et déroulement AG


La préparation de l'assemblée générale est normalement réalisée par le syndic en concertation avec le conseil syndical. Mais cette concertation se limite souvent à la remise en avant-première de l'ordre du jour préparé par le syndic.
Pourtant, le bon déroulement d'une l'assemblée, moment fort de l'année, est le fruit d'une préparation soutenue.

 

Contenu de la prestation

  • Collecte auprès du conseil syndical des sujets à présenter
  • Analyse de l'ordre du jour vu avec le syndic
  • Remise de commentaires écrits relatifs à :
    • La présentation générale
    • Le respect des règles en vigueur
    • Les préconisations en fonction des objectifs du conseil syndical : ordre des questions, libellé des questions, rédaction des projets de résolution
    • Liste des documents à joindre à la convocation
  • Recommandations sur le déroulement de l'assemblée : choix du bureau, répartition des présentations des sujets…


Déroulement de la mission


Après acceptation par le conseil syndical du devis proposé :

  • Présentation par le conseil syndical de ses objectifs et de ses préoccupations et transmission à COPRO+ du projet d'ordre du jour
  • Analyse du projet et rédaction des commentaires et préconisations
  • Demandes de précisions au conseil syndical
  • Remise du projet d'ordre du jour modifié et commenté, complété de préconisations.

 

 

 

Préparation du rapport du conseil syndical


Le conseil syndical est tenu d'établir un rapport transmis aux copropriétaires avec la convocation de l'assemblée.

 

Contenu de la mission


Aider le conseil syndical à l'élaboration de son rapport annuel :

  • Préparation d'une trame de présentation
  • Détermination des éléments clés à inscrire dans le rapport et des sources d'information
  • Aide à la rédaction


Déroulement de la mission


Après acceptation par le conseil syndical du devis proposé :

  • Présentation par le conseil syndical de la situation de la copropriété, de ses préoccupations et projets
  • Détermination du contenu du rapport et des sources d'information nécessaires
  • Remise d'un projet de rapport du conseil syndical que le conseil syndical finalisera à sa guise.

 

 

Organisation du contrôle continu de la gestion du syndic


Le conseil syndical est chargé de contrôler la gestion du syndic. La gestion ne se limite pas aux comptes de la copropriété mais s'étend à toues les opérations réalisées par le syndic : gestion des demandes, pannes et sinistres, fonction achat (demande de vis, choix de l'entreprise, commande, réception prestation ou travaux, contrôle facture et règlement, gestion du personnel, gestion de la trésorerie….

 

Contenu de la prestation


Aider le conseil syndical à organiser un contrôle continu de la gestion du syndic :

  • Définition des éléments significatifs à suivre
  • Préconisation des moyens et méthode de suivi
  • Rappel des droits du conseil syndical et obligations du syndic (notamment transmission d'information)


Déroulement de la mission


Après acceptation par le conseil syndical du devis proposé :

  • Rencontre du conseil syndical : présentation copropriété et conseil syndical, difficultés et préoccupations
  • Rédaction de préconisations de suivi de la gestion : organisation, éléments à suivre, indicateurs, périodicité….

 

 

Réalisation d'une enquête auprès des copropriétaires


Face à certaines préoccupations d'une copropriété : travaux, restructuration des emplois, fermeture de la résidence, modifications significatives, résolutions problèmes d'incivilités etc…, le conseil syndical ne peut s'engager dans la préparation d'un projet sans savoir s'il correspond aux attentes du plus grand nombre de copropriétaires. Le recensement de leur opinion est donc nécessaire.

 

Contenu de la mission

  • Définir avec le conseil syndical les objectifs et enjeux
  • Déterminer les questions à prévoir
  • Préparer un questionnaire : rédaction, mesure des avis…
  • Rédiger la note de problématique jointe au questionnaire
  • Organiser l'enquête : moyen de diffusion et de collecte des réponses, délais, relances, méthodologie de dépouillement
  • Lancer l'enquête et collecter les réponses
  • Etablir une synthèse des résultats
  • Communiquer sur les résultats obtenus et leurs enseignements

Déroulement de la mission


Le détail du déroulement varie selon l'implication du conseil syndical. Dans tous les cas, la mission s'appuie à chaque étape sur un travail concerté avec le conseil syndical.

 

 

Choix des moyens de communication avec les copropriétaires


Dans l'exercice de sa mission, le conseil syndical est amené à communiquer tout au long de l'année avec les copropriétaires.

 

Contenu de la mission


Aider le conseil syndical à définir et organiser sa communication :

  • Contenu
  • Périodicité
  • Moyens de communication
  • Trame de communication


Déroulement


Après acceptation par le conseil syndical du devis proposé :

  • Réunion avec le conseil syndical : préoccupations et besoins, détermination des différents aspects de la communication
  • Etablissement d'un dossier comprenant : proposition d'un plan de communication et des services existants (site de services, ….) et préconisations

 

 

 Exemple : Organisation du conseil syndical


Contexte : Dans une copropriété, le syndic organise seul les réunions du conseil syndical (convocations, animation des réunions, compte-rendus laconiques…).
Le rôle du conseil syndical est très restreint, les initiatives souvent découragées. La conduite des travaux est faite sans cahier des charges, avec des résultats incertains, l'AG est ainsi ramenée à une chambre d'enregistrement des propositions du syndic. L'entretien général de la résidence laisse à désirer.


Action : Mise en place de l'organisation du conseil syndical : 

  • Définition du rythme des réunions (en alternant avec ou sans la présence du syndic)
  • Préparation ordre du jour, animation et comptes rendus internes
  • Recensement des opérations de l'année : entretien, travaux, contrats, personnel, études
  • Répartition du suivi des opérations entre les membres du conseil syndical
  • Définition d'une feuille de route pour chaque dossier
  • Mise en place de procédures de circuits de documents avec le syndic
  • Transmission régulière des comptes de la copropriété pour analyse
  • Organisation interne de la communication avec les résidents (mails, affichage)

Résultat :

  • Valorisation du conseil syndical et de ses actions
  • Amélioration de la coordination conseil syndical et syndic
  • Contribution à l'optimisation des charges et au suivi de la copropriété
  • Augmentation de la satisfaction des résidents et du Conseil syndical