Les comptes annuels de la copropriété

 

1 La comptabilité en copropriété – Principes généraux


Contraintes particulières : La gestion comptable de la copropriété répond à des objectifs spécifiques inhérents au statut particulier défini par la loi de 1965. Outre les fonctions classiques, citons notamment :


• La détermination de la contribution de chaque copropriétaire aux charges, en fonction de ses lots et des « clés de répartition » associées, définies au règlement de copropriété,
• La présentation des comptes annuels aux copropriétaires sous une forme leur permettant de se déterminer sur l'approbation des comptes et sur les budgets prévisionnels présentés.

Evolution de la législation : Face à la disparité des pratiques et méthodes comptables constatées en copropriété, le Décret d'application n° 2005-240 du 14 mars 2005 et l'Arrêté du 14 mars 2005 apportent des avancées significatives vers une harmonisation des modalités de gestion comptable. L'arrêté du 27 décembre 2016 porte sur le fonds travaux devenu obligatoire. 


Ces dispositions, progressivement intégrées par l'ensemble des syndics, concernent essentiellement :

• L'adoption d'un plan comptable règlementé,
• La tenue d'une comptabilité d'engagement (enregistrement chronologique des opérations, et imputation des charges par période concernée et non à la date du règlement),
• La séparation des comptes de gestion courante, associés au vote d'un budget annuel, et ceux de chacun des travaux, faisant l'objet de décision spécifique de l'AG,
• L'adoption d'un modèle unique de présentation des comptes en AG, afin d'améliorer leur lisibilité et leur suivi (cf Annexes 1 à 5).

Nota : Disposition non obligatoire pour les petites copropriétés (moins de 10 lots et budget annuel inférieur à 15 000 €).

2 Les missions du syndic


Dans le cadre de sa mission légale, le syndic est responsable de l'ensemble des opérations comptables :
• tenue de la comptabilité de la copropriété tout au long de l'année
• clôture des comptes en fin d'exercice
• présentation des comptes à l'assemblée générale
• reddition des comptes (répartition par copropriétaire) après approbation par l'assemblée

Tenue de la comptabilité : Les opérations sont enregistrées « au fil de l'eau », le plus rapidement possible après la date comptable de chaque pièce (exemple date de facture) et non lors de son règlement.

Clôture des comptes : A la date de fin d'exercice, le syndic procède à la révision des comptes. Cela consiste à éditer les documents comptables, à corriger les éventuelles anomalies et à enregistrer les écritures de répartition des charges sur les exercices adéquats (comptabilité d'engagement). La clôture des comptes fige les écritures et garantit l'intangibilité des enregistrements.

Présentation des comptes : La synthèse des comptes est éditée en utilisant obligatoirement les modèles prédéfinis. Après vérification par le conseil syndical, le syndic joint ces documents à la convocation à l'assemblée générale adressée à chaque copropriétaire. Le syndic commente les comptes et répond aux éventuelles interrogations des copropriétaires avant de passer au vote de la résolution d'approbation des comptes.

Reddition des comptes : Si les comptes sont approuvés par l'Assemblée, le syndic répartit entre les copropriétaires, selon les tantièmes détenus et les clés de répartition définies dans le règlement de copropriété, la différence entre le budget prévisionnel de l'exercice et le montant des charges constatées :
• Montant des appels de provisions > Montant des charges constatées : versement du trop perçu aux copropriétaires 
• Montant des appels de provisions < Montant des charges constatées : appel auprès des copropriétaires du complément nécessaire à la couverture les charges de l'exercice.

Nota : Exercice comptable : La période de 12 mois consécutifs à l'issue de laquelle on procédera à l'arrêté des comptes n'est pas forcement l'année civile. Par commodité, notamment pour les immeubles avec chauffage collectif l'application d'un calendrier différent (par exemple du 1er octobre au 30 septembre) évite le fractionnement délicat du poste de chauffage entre deux exercices. 

3 Nomenclature des comptes


Plan comptable : L'Arrêté du 14 mars 2005 définit la nomenclature de numéros et d'intitulés de comptes assortie de règles d'affectation. Les charges sont enregistrées et classées par nature (charges de personnel, énergie, honoraires, entretien…). Les comptes du plan comptable peuvent être déclinés en autant de subdivisions que nécessaire.

Subdivision des comptes : Les comptes du plan comptable sont subdivisés librement pour s'adapter au contexte de la copropriété et au respect des obligations légales, par exemple :

• Comptes des copropriétaires : obligation de pouvoir présenter, pour chaque copropriétaire, un compte individualisé regroupant l'ensemble des opérations (appels de provision, affectation des charges, règlement …),
• Comptes de charges : ils sont subdivisés en fonction des clés de répartition définies dans le règlement de copropriété afin de pouvoir présenter les charges avec les quote-part individuelles affectées à chaque lot,
• Comptes travaux : Distinction de chaque poste de travaux ayant fait l'objet d'un vote en AG, 
• Comptes fournisseurs : Individualisés par fournisseur pour faciliter le suivi des règlements. 

4 Règles comptabilité d'engagement


L'application des règles de comptabilité d'engagement fait apparaître de nouvelles notions par rapport aux pratiques antérieures qui consistaient à enregistrer l'intégralité des charges à la date de leur règlement :

 

Charges constatées d'avance : factures enregistrées sur l'exercice mais qui concernent totalement ou partiellement l'exercice suivant. 
Exemple (date de clôture de l'exercice : 31 décembre) : 1° octobre, Prime d'assurance de 1 000 € couvrant la période du 1° octobre au 30 septembre 
Charge constatée d'avance : assurance du 1° janvier au 30 septembre, soit 750 €
.

 

Factures non parvenues : charge relative à un exercice mais dont la facture a été établie (ou reçue) postérieurement à la date de clôture de l'exercice.
Exemple (date de clôture de l'exercice : 30 septembre) : Réception en octobre de l'avis de Taxe Foncière pour 800 €

Facture non parvenue : Taxe foncière pour la période du 1° janvier au 30 septembre, soit 600 €.


Avoirs à recevoir : avoir d'un fournisseur établi après la clôture de l'exercice mais concernant une facture enregistrée sur l'exercice.

 

Produits à recevoir : produits non encore reçus mais concernant l'exercice.
Exemple : Réparation d'un dégât des eaux effectuée et facturée par l'entreprise au cours de l'exercice, indemnité d'assurance correspondante perçue sur l'exercice suivant.

Produits à recevoir : montant de l'indemnité d'assurance.


Produits encaissés d'avance : rare en copropriété, exemple : location de parties communes ou espace publicitaire.

 

Opérations sur travaux ou opérations exceptionnelles correspondant au solde des travaux (appels de provisions sur travaux et charges sur travaux) 


5 Documents comptables


Dans le cadre de sa mission le syndic est tenu de produire les documents comptables suivant : 

Livre journal : Chaque opération comptable, caractérisée par son origine, est enregistrée initialement dans un journal, (Ex. journal de banque, journal des achats, journal des opérations diverses…). Le livre journal permet de voir la contrepartie comptable de chaque opération (montant au débit d'un compte avec son corolaire au crédit d'un autre compte). 

Grand Livre : C'est la reprise des journaux, regroupant l'ensemble des écritures classées par n° de compte et date, avec les cumuls des opérations et le solde par compte de comptabilité générale. 

Balance Générale : Ce document édite la synthèse du grand livre avec une ligne par compte, comprenant le cumul des opérations et le solde de chaque compte de comptabilité générale (dans l'ordre du plan comptable). 

Balance analytique répartition : Document comptable reprenant uniquement les comptes de charges et de produits (classes 6 et 7) avec une ligne par compte, classés selon les clés de répartition (ex Ventilation par bâtiment si plusieurs immeubles).


Ce document se substitue à « l'Etat des dépenses » élaboré dans les anciennes versions de comptabilité des syndics.

 

Nota : l'ensemble des documents comptables ci-dessus ainsi que les pièces comptables associées (factures, relevés, bordereaux,…) « appartiennent » à la copropriété « et doivent être mis à la disposition du Conseil syndical sur simple demande. (l'ensemble est indispensable pour un contrôle complet de la gestion et notamment pour vérifier la cohérence des documents joints à la convocation de l'Assemblée.

 


QUIZZ

 

Pendant combien de temps le syndic doit-il conserver la comptabilité ? Quels documents sont à garder ?
L'ensemble des documents comptables : grand livre, livre journal, balance et pièces justificatives (factures) doivent être conservés pendant 10 ans. Les comptes présentés à l'assemblée (annexes 1 à 5) sont annexés au procès-verbal et conservés indéfiniment. La responsabilité du syndic sur la gestion de la copropriété peut être engagée sur une période trentenaire.

Le syndic refuse de transmettre le livre journal au conseil syndical car son logiciel n'édite pas ce document. Est-ce normal ?
Non. Le livre journal fait partie des documents comptables à produire par le syndic. Il doit être en mesure de le transmettre car ils sont indispensables pour un véritable contrôle des comptes.

Il existe un seul compte fournisseur dans la comptabilité de la copropriété. Le syndic refuse de créer un compte par fournisseur. A-t-il le droit ? 
Le syndic n'est pas obligé de subdiviser le compte fournisseur. Néanmoins, créer des subdivisions permet une meilleure traçabilité des opérations. S'il n'existe pas de subdivision, demandez au syndic de fournir le détail par fournisseur des opérations de l'exercice et des factures non réglées.

 
 

 

6 Description des états normalisés de synthèse des comptes

 

Le décret de 2005 décrit la présentation et le contenu des 5 Annexes adressées aux copropriétaires.

 

L'Annexe 1 « Etat financier après répartition » : Ce tableau présente l'état des dettes et des créances, la situation de la trésorerie et le montant des emprunts restant dus. Ces montants sont calculés après répartition de la totalité des charges de l'exercice entre les copropriétaires (en supposant l'approbation des comptes présentés). La synthèse permet de comparer les montants de l'exercice clôturé et ceux de l'exercice précédent.

 

La partie gauche du document regroupe les « richesses » de la copropriété avec dans la partie haute les disponibilités (fonds placés, compte courant ou caisse) et, dans la partie basse les créances ou autres rentrées attendues).

 

La partie droite correspond aux « dettes » de la copropriété notamment dans la partie haute les provisions, avances ou subventions non affectées et dans la partie basse les dettes diverses auprès des fournisseurs, organismes ou copropriétaires, suivies du solde des emprunts en cours.

 

Excédents versés (copropriétaires) : Montant de la différence, si elle est positive, entre les provisions versées par un copropriétaire pendant un exercice et les charges réparties pour les lots le concernant pendant le même exercice. Une procédure identique est mise en place lors de la clôture de chaque dossier travaux si les coûts réels sont inférieurs aux provisions versées.

 

Sommes exigibles (copropriétaires) : regroupe le montant total du par les copropriétaires. Il correspond aux appels de provisions non réglées et éventuellement à l'écart entre le budget prévisionnel et les dépenses réelles de l'exercice, si les charges constatées sont supérieures aux prévisions.


Compte d'attente : Compte dans lequel on enregistre les opérations en attente d'affectation. Ces comptes d'attente sont normalement soldés à la clôture de l'exercice. Si un compte d'attente apparait non soldé sur l'annexe 1, le détail précis des écritures de ce compte doit être joint à la présentation des comptes.


Compte de régularisation : Terme comptable. En copropriété, représentation sur l'annexe 1 de la valeur des comptes de charges et de produits enregistrés sur l'exercice et correspondant à l'exercice suivant :


• au débit : les charges constatées d'avance (ex abonnement EDF à reporter sur la période correspond à l'exercice suivant)
• au crédit : les produits encaissés d'avance

La liste des soldes des comptes individuels des copropriétaires (obligatoire) est jointe à l'annexe 1. 
La liste des soldes des comptes fournisseurs (facultative) est parfois jointe à l'annexe 1

L'Annexe 2 : présente un extrait de la Balance générale des comptes charges et les produits) avec pour chaque compte une comparaison entre les montants de l'exercice écoulé (N) avec ceux de l'exercice précédent (N-1), le budget voté pour l'exercice (N) et les budgets correspondant proposés pour les exercices suivants (N+1 et N+2).


Nota : La définition d'un budget N+2 est nécessaire pour légitimer les premiers appels de provisions de gestion courante N+2 avant l'approbation des comptes de N+1 (décalage de 3 à 6 mois).

Les comptes unitaires de chaque tranche de travaux complètent la partie basse du tableau (naturellement sans référence au budget prévisionnel) 

L'Annexe 3 : présente le même compte de gestion des opérations courantes que l'Annexe 2 mais avec la ventilation analytique par clés de répartition (masse générale, charges ascenseurs, charges bâtiment 1, bâtiment 2…).

 

Cette répartition permet à chaque copropriétaire de prévoir l'évolution de son budget de charge en cas d'approbation de ce projet par l'Assemblée

 

En bas de tableau, le solde des opérations courantes de l'exercice montre l'écart entre le budget prévisionnel et le budget réalisé (insuffisance ou excédent).

L'Annexe 4 : présente les travaux et opérations exceptionnelles qui se sont achevés au cours de l'exercice.
Pour chacun des travaux votés par l'assemblée, il est précisé :

• Le montant des travaux voté par l'assemblée
• Le coût effectif de ces travaux : facture des différents fournisseurs
• Leur financement : montant des appels de provisions pour travaux
• Le solde de l'opération : différence entre le financement et le coût effectif.

 

Pour les travaux achevés, l'Annexe 4 permet donc de visualiser les éventuels écarts entre :

• Le budget voté par l'assemblée et les montants appelés aux copropriétaires
• Le budget voté par l'assemblée et le coût effectif des travaux.

 

Le syndic justifie à l'assemblée les écarts constatés.
Le solde constaté est réparti entre les copropriétaires (remboursement du trop versé si le coût effectif est plus faible ou appel complémentaire dans le cas contraire).

L'Annexe 5 : présente les travaux votés précédemment mais non encore achevés à la clôture de l'exercice.
L'état d'avancement de chacun des travaux est détaillé :

• Montant des travaux votés par l'assemblée,
• Montant des factures parvenues en distinguant les factures réglées et non réglées,
• Montant des appels de provision effectués, des emprunts souscrits et subventions reçues,
• Solde en attente : écart à la date de clôture entre le coût des travaux réalisés et leur financement
• Montant des financements restant à percevoir : subventions ou appels de provisions à venir.

Le détail des opérations permet de mettre en évidence d'éventuelles dérives dans le déroulement des travaux en cours.

Remarque : L'ensemble des documents comptables et des annexes doivent nécessairement présenter des éléments concordants entre les différents états.

 


QUIZZ

 

Le grand livre de l'exercice présente un solde global de 500 €. A quoi correspond-il ?
La comptabilité en partie double prévoit qu'une somme inscrite au débit d'un compte a sa contrepartie au crédit d'un autre compte. Le grand livre regroupant l'ensemble des comptes, le total des débits doit être identique au total des crédits, le solde du grand livre doit donc être égal à 0. Si le grand livre n'est pas équilibré, la comptabilité est fausse !

Dans la balance générale, la banque a un solde de 5 000 €. Pourtant dans l'annexe 1, la ligne Banque s'élève à 3 000 €.
Il y a nécessairement une erreur. Les annexes ne sont qu'une présentation différente des mêmes comptes. Il doit donc y avoir obligatoirement concordance entre les différents documents.

Les travaux d'étanchéité inscrits dans l'Annexe 4 ont un solde négatif (insuffisance) de – 6500 €. D'où vient cet écart ?
Un solde négatif signifie que le montant effectif des travaux (dépenses) est supérieur au montant des appels de provisions. 2 explications possibles : les travaux ont coûté plus cher que le montant voté par l'assemblée ou le montant des provisions appelées est plus faible que l'enveloppe votée par l'assemblée.

 
 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

FOCUS

Exigez la remise des documents comptables et des annexes avant l'envoi de la convocation. Ces éléments sont complémentaires et indispensables pour le contrôle des comptes.


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FOCUS

Exigez du syndic la présentation de l'ensemble des pièces comptables (notamment livre journal et grand livre), l'état des dépenses n'est que la partie visible de l'iceberg et ne permet pas de contrôler les annexes.

 

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FOCUS

Exigez de véritables factures pour toutes les sommes prélevées par le syndic y compris les frais imputés au copropriétaires (mutations, relances,…).


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FOCUS

Vérifiez la concordance des comptes annuels avec ceux de l'année précédente. Si les montants de l'année n-1 ne sont pas ceux de l'année n de l'exercice précédent c'est que des opérations n-1 ont été enregistrées après la clôture (et la validation) de l'exercice précédent.

 

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