A - B

 

Acte extrajudiciaire : Acte réalisé par un officier ministériel, qui n'est pas relatif à un procès en justice en cours. C'est par exemple l'appellation d'un acte d'huissier, indispensable pour certaines étapes de procédures : recouvrement de créance du syndic envers le copropriétaire après mise en demeure infructueuse, signification de congé d'un propriétaire à son locataire,…

 

 Adjudication : Modalité de vente d'un bien mis aux enchères par un juge, un notaire ou un fonctionnaire. Procédure utilisée essentiellement dans le cadre de saisie immobilière à la demande d'un créancier (la copropriété peut, en dernier recours, engager une telle procédure).

 

Administration de la copropriété : Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé sous le contrôle d'un conseil syndical.

 

Annexes: Documents obligatoirement joints par le syndic à la présentation des comptes de la copropriété, et envoyés aux copropriétaires avec la convocation à l'Assemblée Générale statuant sur les comptes de l'exercice écoulé :

L'annexe 1 est un tableau de synthèse dit « Etat financier après répartition ». Elle présente l'état des dettes et des créances, la situation de la trésorerie et le montant des emprunts restant dus. Ces montants sont calculés après répartition de la totalité des charges de l'exercice entre les copropriétaires. La synthèse fait apparaître les montants de l'exercice clôturé et ceux de l'exercice précédent.

L'annexe 2 présente les comptes de gestion courante et les charges pour travaux selon le plan comptable : les charges sont classées selon leur nature (maintenance ascenseur, électricité, eau, charges de personnel…). L'annexe 2 comprend les charges de l'exercice clos (charges réalisées et prévisionnel voté), celles de l'exercice précédent et celles des 2 exercices suivants (budget prévisionnel).

L'Annexe 3 présente les comptes de gestion courante et les charges pour travaux classées selon les clés de répartition (Bâtiment A, B…, ascenseur, eau…). L'annexe 3 comprend les charges de l'exercice clos (charges réalisées et prévisionnel voté), celles de l'exercice précédent et celles des 2 exercices suivants (budget prévisionnel).

L'Annexe 4 présente les comptes des travaux et des opérations exceptionnelles. Il s'agit des travaux votés précédemment et dont la réalisation s'est achevée au cours de l'exercice.

L'Annexe 5 présente l'état des travaux votés précédemment mais non encore terminés. Il précise le montant des travaux votés par l'assemblée, le montant payé aux fournisseurs, le montant des appels de provisions pour travaux et éventuellement l'écart qui en résulte.


Appel de provisions (ou appels de fonds) : Demande faite par le syndic au copropriétaire pour le versement d'avances de fonds destinés à faire face aux dépenses de la copropriété :

  • Les provisions pour charges courantes exigibles au 1er jour de chaque trimestre (sauf décision contraire de l'AG), elles correspondent au ¼ du budget prévisionnel voté pour l'exercice.
  • Des provisions pour travaux selon l'échéancier (date et montants) fixé par l'AG en même temps que la décision d'entreprendre ces travaux.
  • Les  provisions pour le fonds travaux dont le montant est décidé en AG et qui ne peut être inférieur à 5 % du budget prévisionnel.
  • Des provisions relatives à des travaux urgents, en cours d'exercice, pour faire face à des dépenses imprévues (montant inférieur au 1/3 du devis).
  • La constitution ou le complément de l'avance pour réserve (ex avance permanente), selon décision de l'AG, elle ne peut excéder 1/6 du budget prévisionnel de l'exercice.
  • La constitution d'avance pour le plan pluriannuel de travaux selon l'échéancier adopté par l'AG.
  • Les appels destinés à couvrir la carence de certains copropriétaires. Le solde de trésorerie de la copropriété devant toujours être positif, le syndic peut être amené à demander aux copropriétaires de se substituer aux défaillants jusqu'au recouvrement de leurs dettes ou passage en charge de ces créances devenues irrécouvrables.

Assemblée générale (AG) : l'assemblée générale est l'organe décisionnaire du syndicat des copropriétaires.

On distingue 3 types d'assemblées :

Assemblée Générale Ordinaire (AGO) : Réunion annuelle des copropriétaires, convoquée obligatoirement dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice, et délibérant, au minimum, sur les comptes de cet exercice et le budget prévisionnel des deux exercices suivant.

Assemblée générale extraordinaire (AGE) : Réunion supplémentaire des copropriétaires, sur convocation spéciale, pour délibérer de questions dépassant les prérogatives du Conseil Syndical et du syndic, mais ne pouvant attendre l'échéance de la prochaine AGO.

Assemblée spéciale : Réunion qui concerne des délibérations soumises au vote d'une partie seulement des copropriétaires. Comme tous les copropriétaires, même non votant doivent être convoqués, ces assemblées sont souvent organisées en marge des assemblées générales.

 

Assurance de copropriété : L'assurance contractée par la copropriété couvre les parties communes (biens collectifs). L'assurance couvre a minima la responsabilité civile du syndicat des copropriétaires (article 9-1 e la loi du 10 juillet 1965). Cette assurance porte aussi sur les risques d'incendie, de foudre, d'explosion, de dégâts des eaux, de vol, de catastrophe naturelle, d'attentats, d'actes de terrorisme, de tempête, grêle et neige sur toitures et de bris de glaces. 

Par ailleurs, chaque copropriétaire est tenu de s'assurer contre les risques de responsabilité civile dont il doit répondre en sa qualité soit de copropriétaire occupant, soit de copropriétaire non-occupant. 

 

Assurance dommages ouvrage (DO) : Assurance souscrite obligatoirement par le maître d'ouvrage pour la couverture des réparations relevant de la garantie décennale lors de travaux importants affectant la structure de l'immeuble. Cela évite d'attendre les recherches de responsabilités et les décisions de justice pour engager la réparation des désordres.


Avance permanente de trésorerie : Disposition optionnelle du règlement de copropriété (ou vote de l'AG article 26), définissant les modalités de constitution par les copropriétaires d'une réserve financière destinée à faciliter la gestion de trésorerie. Cette avance ne peut excéder 1/6° du budget prévisionnel de charges courantes. 

Lors de la vente d'un lot, le notaire rembourse cette avance au vendeur et la reconstitue auprès du nouvel acquéreur.

 

Balance : document de comptabilité générale qui liste l'ensemble des comptes et affiche leur solde (débiteur ou créditeur), sans détailler les opérations.

 

Budget prévisionnel : Le budget prévisionnel est le document préparé par le syndic, avec le concours du Conseil syndical, et soumis aux copropriétaires à l'occasion de l'AGO, évaluant les dépenses nécessaires à la gestion courante de la copropriété pour un exercice annuel. Ce budget détermine le montant des appels de provisions pour charges courantes, c'est pourquoi, le vote d'un budget, modifié ou non en cours d'AG, est indispensable au fonctionnement de la copropriété. 

 

 

 

C - D 

 

 

 

Carence du syndic : Inexécution de ses obligations par le syndic. Lorsque le syndic ne remplit pas ses obligations, le syndicat pourra le mettre en demeure, engager sa responsabilité professionnelle, engager des procédures de révocation et demander auprès du TGI la désignation d'un administrateur provisoire.

 

Carnet d'entretien : Le carnet d'entretien établi et mis à jour par le syndic, constitue le « carnet de santé » de la copropriété, il contient :

  • les coordonnées de l'immeuble : nom du syndicat, adresse
  • l'identité du syndic
  • les références des contrats d'assurances souscrits par le syndicat des copropriétaires avec leur date d'échéance
  • les références des contrats d'assurance dommages ouvrage souscrits par le syndicat des copropriétaires, et dont la garantie est en cours
  • les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que la date d'échéance de ces contrats
  • le référencement des travaux importants réalisés (ravalement de façades, étanchéité, remplacement d'un ascenseur…) précisant l'année de réalisation et l'identité des entreprises ayant réalisé ces travaux
  • s'il existe, l'échéancier du programme pluriannuel de travaux, décidé par l'assemblée générale des copropriétaires.
    L'assemblée générale des copropriétaires peut décider d'inclure d'autres informations dans le carnet d'entretien (études techniques réalisées, nature des matériaux de construction…)

Catégorie d'emploi : En copropriété, classification des emplois définie par la Convention Collective Nationale (CCN), qui distingue, selon l'article 18 :

  • la catégorie A, salariés qui ont une rémunération horaire (droit commun)
  • la catégorie B, salariés logés par la copropriété, dont la rémunération est basée sur l'attribution de tâches et sur leur évaluation en application d'un barème d'UV (unités de valeur) établi en annexe1 de la CCN.

Changement de syndic : En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat.

De plus, l'ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat dans un délai de 3 mois à compter de la cessation de ses fonctions.

 

Charge constatée d'avance : Terme comptable désignant une somme qui a été payée sur l'exercice en cours, mais qui doit être imputée sur l'exercice suivant (par exemple abonnement EDF, payé pour une période qui appartient à l'exercice suivant).

 

Charges de gestion courante : Dépenses de fonctionnement engagées pour l'entretien et l'administration de la copropriété (Exemples : assurance, nettoyage, entretien, maintenance des équipements, charges de personnel, honoraires de syndic…). Les charges sont récurrentes et peuvent donc être regroupées et votées dans le cadre d'un budget prévisionnel.

Elles se distinguent des charges pour travaux correspondant aux grosses réparations, aux rénovations et améliorations qui font l'objet d'un vote spécifique lors de l'AG.

 

Charges récupérables : Partie des charges dont le copropriétaire bailleur peut demander le règlement à son locataire. Ces charges récupérables correspondent aux dépenses d'entretien courant et sont définies par un décret du 26 août 1986.

 

Clé de répartition : Les clés de répartition définissent le partage des charges entre les lots, au prorata des tantièmes qui sont affectés d'après l'état de division défini au règlement de copropriété. On distingue les charges générales qui sont réparties sur l'ensemble des lots et les charges spéciales qui ne sont réparties qu'entre les lots en ayant l'usage (ex Bâtiment, ascenseurs). Les clés de répartition seront donc différentes sur ces différents postes (par exemple pour un ascenseur, il est usuel que le nombre de tantièmes augmente avec l'étage et donc le taux d'utilisation supposé).

 

CNC : Le Conseil National de la Consommation est un organisme consultatif placé auprès du ministre chargé de la consommation. Il a pour objet de permettre la confrontation et la concertation entre les représentants des intérêts collectifs des consommateurs et usagers et les représentants des professionnels, des services publics et des pouvoirs publics, pour tout ce qui a trait aux problèmes de la consommation. 

Des accords entre professionnels ou prestataires de services publics et privés et consommateurs ou usagers peuvent être négociés dans le cadre du Conseil National de la Consommation.

 

Coefficient climat : (voir DJU) Paramètre servant à analyser les consommations relatives d'énergie pour le chauffage, en fonction de la localisation géographique et de la rigueur de l'hiver.

 

Comptabilité analytique : la comptabilité analytique est une dimension complémentaire à la comptabilité générale. Si en entreprise on analyse les produits et les charges, en copropriété on s'intéresse naturellement aux charges (les recettes ou produits ne sont pas des ventes, mais la couverture des charges correspondantes) sous plusieurs angles :

  • analyse par nature : elle est directement donnée par l'application du plan comptable général (lorsqu'il est respecté !) ex : charge personnel, énergie, prestations, taxes,...
  • analyse par répartition : c'est l'analyse effectuée actuellement par le syndic pour affecter la quote-part de charge à chaque lot et élaborer les décomptes individuels
  • analyse par destination : elle correspond à l'analyse des dépenses par usage ou par fonction particulière. Dans une copropriété on devrait s'intéresser notamment à l'usage de l'énergie (ventilation entre éclairage, chauffage, ascenseurs, VMC,….) et au coût réel de chaque service inclus dans les charges de personnel ou de prestations externes (conciergerie, nettoyage, poubelles, services divers,…). Ces informations seraient importantes pour analyser la pertinence des dépenses engagées et donc réparties. Les logiciels des syndics ne disposent pas d'éléments d'information suffisants pour effectuer ces analyses nécessaires à l'exploitation des gisements d'économies, à l'orientation des travaux et à une véritable gestion patrimoniale de la copropriété.

Comptabilité d'engagement : Méthode de tenue de comptabilité, similaire à celle des entreprises, applicable obligatoirement pour la gestion des copropriétés depuis 2006. Elle consiste à enregistrer les dépenses à la date de la facture (et non au jour du règlement) et d'en affecter la charge sur la période concernée (ex répartition au prorata de la prime d'assurance annuelle concernant une période à cheval sur deux exercices).

Nota : Cette disposition n'est pas obligatoire pour certaines petites copropriétés, (moins de 10 lots et budget annuel moyen inférieur à 15 000 €).


Comptabilité générale (documents) : Les documents de comptabilité générale établis de manière indépendante pour chaque copropriété sont : les journaux, le grand livre et la balance des comptes. Ces documents de référence, accompagnés des pièces comptables justificatives, sont nécessaires pour un contrôle complet de la situation comptable de la copropriété, et vérifier la cohérence des documents annuels présentés par le syndic aux copropriétaires (état des dépenses et annexes).


Compte bancaire séparé : Obligatoire depuis le 1er juillet 2015 pour les copropriétés de plus de 15 lots, un compte bancaire séparé est un compte ouvert au nom du syndicat, destiné exclusivement aux opérations de la copropriété (recettes et dépenses). Le syndic est seul mandataire, habilité à effectuer des opérations sur ce compte, mais le conseil syndical peut demander l'accès en consultation via Internet. Le compte séparé est un élément important de la transparence des opérations et présente une simplification considérable en cas de changement de syndic : changement de signataire du compte sans modification des opérations courantes (prélèvements et règlements), transfert immédiat des fonds disponibles).

Les copropriétés de moins de 16 lots peuvent se dispenser de l'ouverture d'un compte séparé (décision en AG à la majorité absolue de l'article 25). Dans ce cas, le fonctionnement est en sous comptes individualisés avec relevés spécifiques.

 

Compte d'attente : Compte dans lequel on enregistre les opérations en attente d'affectation. Ces comptes d'attente sont normalement soldés à la clôture de l'exercice. Dans une copropriété si un compte d'attente apparait non soldé sur l'annexe 1, le détail précis des écritures de ce compte doit être joint à la présentation des comptes.


Compte de régularisation : Terme comptable. En copropriété, représentation sur l'annexe 1 de la valeur des comptes de charges et de produits enregistrés sur l'exercice et correspondant à l'exercice suivant :

  • au débit : les charges constatées d'avance (ex abonnement EDF à reporter sur la période correspond à l'exercice suivant
  • au crédit : les produits encaissés d'avance (rare en copropriété, ex location de parties communes ou espace publicitaire).

Compte individuel : Compte particulier, tenu dans la comptabilité du syndicat, pour chaque copropriétaire et dans lequel sont enregistrées, de manière chronologique toutes ses opérations (appels de fonds, règlements, imputations de charges,…).


Comptes du syndicat : Ensemble des documents présentés aux copropriétaires en préparation de l'AGO tenue dans les 6 mois de la clôture de l'exercice, et appelée à les approuver. Ils comprennent le budget prévisionnel, les charges et produits de l'exercice, la situation de trésorerie. Le format de la présentation des documents et annexes est défini par la règlementation. La présentation comporte notamment un comparatif poste par poste, des comptes de l'exercice écoulé avec ceux du précédent exercice approuvé.


Conseil syndical : Tout copropriétaire (ou son conjoint) peut être membre du conseil syndical (CS). Le syndic ou ses préposés, même s'ils sont copropriétaires, ne peuvent être membres du CS. Le conseil syndical est élu par l'assemblée à la majorité absolue (Article 25). Le nombre de membres est précisé dans le règlement de copropriété, à défaut le nombre de membres est libre.  

Le conseil syndical élit parmi ses membres un Président. Le président anime et s'assure du bon fonctionnement du conseil syndical. Par exemple, il convoque le conseil syndical et préside ses réunions.Il s'assure de la coordination entre le conseil syndical et le syndic.


Consultation des pièces comptables : pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'AG appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, le syndic tient les pièces justificatives des charges à la disposition de tous les copropriétaires pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré. Le conseil syndical peut à tout moment demander la mise à disposition de l'ensemble des documents et pièces de la copropriété.


Contestation de l'assemblée générale : action engagée en justice par un ou plusieurs copropriétaires à l'encontre d'une ou plusieurs décisions de l'AG. La contestation doit être intentée, par des copropriétaires opposants ou défaillants, auprès du Tribunal de Grande Instance, dans un délai de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal de l'AG.


Contrat de syndic : Le contrat de syndic est un document régit les relations entre le syndicat des copropriétaires et le syndic, notamment la durée de la mission, les modalités de rémunération, (forfaitaires et complémentaires) et les conditions d'exécution de la mission. Un décret du 26 mars 2015 est venu définir un contrat type de syndic et fixer la liste des prestations particulières pouvant être facturées hors forfait. Le contrat de syndic est joint à la convocation à l'AG et signé, au nom du syndicat, par le Président de séance. La rémunération du syndic est libre, il est donc préférable de la négocier avant la séance plénière, peu propice à cet exercice.


Convention collective : Accords entre des organisations d'employeurs et des syndicats de salariés qui précisent les dispositions du droit du travail notamment en ce qui concerne les modalités d'exécution des contrats de travail de salariés relevant d'une même activité sur un même territoire. Les salariés d'une copropriété relèvent de la Convention Collective Nationale du travail des gardiens-concierges et employés d'immeubles rédigée en 1979 et applicable à l'ensemble des copropriétés depuis 1981 (Brochure n° 3144).

 

Convocation à l'assemblée générale : Lettre adressée à tous les copropriétaires pour les inviter à participer à une Assemblée Générale du syndicat. Cette convocation est valablement faite par LRAR classique, lettre recommandée électronique (accord exprès du copropriétaire) ou remise en main propre contre décharge, à chaque copropriétaire, au moins 21 jours francs avant la date tenue de l'AG. La règlementation a changé et s'impose à toutes dispositions différentes des anciens règlements de copropriété. La convocation est accompagnée de l'ordre du jour, de la présentation des comptes et budgets, du projet des résolutions, d'un formulaire de pouvoir de représentation et de tous documents complémentaires utiles à l'analyse des résolutions présentées : ex. rapport du Conseil syndical, devis des travaux, projets de contrats d'entreprise et de syndic, présentation de projets.

 

Copropriété : immeuble bâti ou groupe d'immeubles bâtis dont la propriété est répartie, entre plusieurs personnes, par lots comprenant chacun une partie privative et une quote-part de parties communes. La description de la copropriété, des parties communes et privatives et leur répartition en lots (état descriptif de division) est incluse dans le Règlement de copropriété. La copropriété est représentée par le syndicat des copropriétaires, qui a la personnalité civile et est enregistré au registre des copropriétés.


Créance irrécouvrable : Dette d'un tiers vis à vis de la copropriété dont on ne sait obtenir le règlement malgré les diverses opérations de recouvrement, elle est donc considérée comme « perdue ». Son montant est alors transféré du compte individuel du débiteur vers un compte spécial « créances irrécouvrables » pour que la charge correspondante soit répartie entre les copropriétaires.


Degrés Jour Unifiés (DJU) : les DJU correspondent à un coefficient climat qui mesure l'écart de température entre la température de confort et la température extérieure de base. La valeur est calculée, a posteriori pour une campagne hivernale de chauffe.

Les DJU permettent de réaliser des estimations de consommations d'énergie thermique en fonction de la localisation géographique de la rigueur de l'hiver.
Il existe deux méthodes de calcul des DJU :

  • Méthode de Météo France
  • Méthode COSTIC (Centre d'études et de formation - génie climatique)
    En France, pour un hiver de rigueur moyenne, le nombre moyen de DJU se situe entre 2000 et 3000 selon les régions (Bouches du Rhône : environ 1800, Rhône : environ 2500, Ile de France : environ 2600, Jura environ 3800)

Délai de contestation de l'Assemblée Générale : un copropriétaire dispose d'un délai de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal de l'AG pour contester une ou des décisions de l'AG. Pendant ce délai de 2 mois, les travaux votés à la majorité 25 ou 26 ne doivent pas être engagés.


Délai d'envoi du procès-verbal d'Assemblée Générale : le syndic a l'obligation d'adresser le procès-verbal d'assemblée dans le mois suivant la tenue de l'assemblée générale.

 

Délibération: (synonymes : décision, résolution) Discussion en Assemblée Générale donnant lieu à un vote.

 

Destination d'un immeuble : Règles d'usage d'un immeuble (ce à quoi il doit servir), restriction aux droits des copropriétaires définis par le Règlement de copropriété (ex. immeuble à usage exclusif d'habitation).

 

DGCCRF : Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes, organisme public chargé de veiller de façon générale à la régulation concurrentielle des marchés et la protection économique des consommateurs. La loi Macron du 6 août 2015 a attribué des prérogatives particulières à la DGCCRF pour rechercher et constater les infractions en matière de contrat et rémunération des syndics.

 

Diagnostic Technique Global (DTG) : document comprenant une analyse de l'état de l'immeuble ainsi qu'une projection sur les dix années à venir des éventuels travaux nécessaires à sa conservation et à son entretien. Il est obligatoire en cas de mise en copropriété d'un immeuble de plus de 10 ans.

 

Documents comptables de synthèse : les documents comptables devant être joints à la convocation de l'AG statuant sur les comptes d'un exercice sont définis par décret. Ils comprennent :

  • Présentation des charges par clés de répartition (état des dépenses)
  • Présentation des charges par nature (selon nomenclature comptable)
  • Etat financier après répartition (annexe 1) : état des dettes et créances, situation de trésorerie, montant des emprunts restant dus
  • Compte de gestion général et budget prévisionnel (annexe 2) : charges de gestion courantes par nature (nomenclature comptable) et charges pour travaux, de l'année et des années N+1, N+2 (budgets)
  • Compte de gestion des opérations courantes et budget prévisionnel (annexe 3) : mêmes éléments que dans l'annexe 2, mais présentés par catégories de charges (clés de répartition)
  • Comptes de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles (annexe 4) : détail des travaux votés, réalisés et achevés à la clôture de l'exercice (appels de fonds et montant des travaux)
  • Etat des travaux votés non encore clôturés (annexe 5) : situation comptable intermédiaire comparable à l'annexe 4, sur les travaux non achevés.

Dommages ouvrage (assurance DO) : Assurance souscrite obligatoirement par le maître d'ouvrage pour la couverture des réparations relevant de la garantie décennale lors de travaux importants affectant la structure de l'immeuble. Cela évite d'attendre les recherches de responsabilités et les décisions de justice pour engager la réparation des désordres.

 

Donner son pouvoir : voir mandataire

 

Donner quitus : voir quitus

 

E - F - G - H - I

 

 Emargement : Signature portée sur un document, attestant de la réalité d'une opération :

  • Signature attestant la réception d'un document (par exemple convocation AG)
  • Signature du copropriétaire ou de son représentant attestant sa participation à l'AG.

Emploi dans une copropriété : la convention collective (CCN) définit 2 catégories d'emploi :

  • la catégorie A, salariés qui ont une rémunération horaire (droit commun)
  • la catégorie B, salariés logés par la copropriété, dont la rémunération est basée sur l'attribution de tâches et sur leur évaluation en application d'un barème d'UV (unités de valeur) établi en annexe1 de la CCN. A titre indicatif 10 000 UV correspondent à un emploi à temps plein.

Employé d'immeuble : Salarié de la catégorie A au sens de la convention collective (CCN 3144) applicable aux copropriétés, il peut être chargé d'effectuer tout ou partie du nettoyage, de la sortie des ordures ménagères ou de tous autres travaux d'entretien courant.

Contrairement aux gardiens-concierges, l'employé n'est pas logé par la copropriété et sa rémunération est calculée sur une base horaire.

 

Etat daté : Document établi par le syndic à la demande du notaire lors du projet de vente. Cet état précise la situation comptable du vendeur vis-à-vis de la copropriété (dettes ou crédits) et des informations à transmettre à l'acquéreur sur les avances et charges à acquitter pour le ou les lots concernés.


Etat descriptif de division : Liste intégrée ou annexée au Règlement de copropriété précisant l'identification des lots privatifs et pour chacun d'eux, son numéro, sa description, son usage, et les tantièmes de répartition des charges communes s'y rapportant.


Excédents versés (copropriétaires) : Montant de la différence, si elle est positive, entre les provisions versées par un copropriétaire pendant un exercice et les charges réparties pour les lots le concernant pendant le même exercice. Lors de l'arrêté des comtes ce montant est inscrit sur la liste figurant à l'annexe 1 de la présentation des comptes, il est ensuite déduit du prochain appel de provisions, après l'approbation des comptes par l'AG.

Une procédure identique est mise en place lors de la clôture de chaque dossier travaux si les coûts réels sont inférieurs aux provisions versées.

 

Exercice comptable : En copropriété, période de 12 mois consécutifs à l'issue de laquelle on procédera à l'arrêté des comptes et à leur répartition entre les copropriétaires. Par commodité, notamment pour les immeubles avec chauffage collectif l'exercice comptable peut être différent de l'année civile (par exemple du 1er octobre au 30 septembre) afin de faciliter la comptabilisation des postes de chauffage importants, en dehors de la campagne de chauffe. L'ensemble des documents de gestion (budget prévisionnel, état des comptes, échéancier de provisions,…) sont calés sur le calendrier de l'exercice comptable.

 

Fiche synthétique :  document établi par le syndic ayant pour objet d'informer les copropriétaires du fonctionnement de la copropriété. La fiche comprend les informations suivantes : identification de la copropriété et du syndic, organisation juridique, caractéristiques techniques, équipements et caractéristiques financières. Elle est obligatoire dans toutes les copropriétés et doit être mise à jour tous les ans par le syndic. Lors de la vente d'un lot, une copie de la fiche synthétique doit être annexée à la promesse de vente, ou, à défaut, à l'acte de vente.

 

Fichier immobilier (ou fichier des hypothèques) : Ce fichier tenu par l'administration (conservation des hypothèques) recense, par immeuble : la liste des copropriétaires, les actes de vente, les règlements de copropriété, les hypothèques existantes.

 

Fonds travaux : fonds alimenté par une cotisation annuelle obligatoire versée par les copropriétaires, dont le montant, fixé par AG, ne peut être inférieur à 5 % du budget prévisionnel. Les cotisations sont déposées sur un compte séparé rémunéré au nom du syndicat. L' AG peut affecter toute ou partie des sommes déposées sur le fonds au financement de tout type de travaux. Les sommes versées au titre du fonds de travaux sont attachées aux lots et définitivement acquises au syndicat des copropriétaires.


Frais de recouvrement : Frais engagés par la copropriété pour obtenir le remboursement des dettes d'un copropriétaire défaillant (charges courantes et travaux). Le montant et les modalités d'imputation de ces frais au débiteur (relances, mises en demeure, contentieux,…) sont définies par la règlementation  et le contrat de syndic.

 

Gardien d'immeuble : Salarié de la catégorie B au sens de la Convention Collective Nationale applicable aux copropriétés. Le gardien est logé par la copropriété et sa rémunération est déterminée sur la base de tâches affectées correspondant à des unités de valeur selon le barème publié en annexe 1 de la CCN (voir aussi Unité de valeur, Catégorie d'emploi).


Garantie décennale : garantie de 10 ans qui s'applique aux travaux réalisés par une entreprise et protège la copropriété contre les vices et malfaçons affectant les ouvrages ou les rendant non conformes ou impropres à leur destination. Les travaux concernés sont ceux qui affestent le gros œuvres, les charpentes, escaliers, canalisations, plafonds… et par extension, les travaux importants de rénovation ou d'aménagement (installation de chauffage, piscine, véranda, ravalement de façade important…).


Grand livre : document de comptabilité générale qui regroupe l'ensemble des comptes et des écritures comptables. Pour chaque compte, les écritures enregistrées au cours de l'exercice apparaissent chronologiquement avec leur date, libellé et montant, puis le solde est calculé (différence entre le total des débits et le total des crédits). Les comptes sont classés selon la nomenclature comptable.

 

Honoraires du syndic : Les honoraires de syndic sont libres et négociés avec le projet de contrat soumis à l'approbation de l'AG. La rémunération du syndic comprend deux parties :

  • Les honoraires de gestion courante : il s'agit d'un montant forfaitaire, proportionnel au nombre de lots de la copropriété, qui couvre les prestations de gestion courante. Le décret du 26 mars 2015 instaurant le contrat type de syndic établit une liste non limitative des prestations de gestion courante.
  • Les honoraires de prestations particulières : ils correspondent à la rémunération des prestations non comprises dans la gestion courante (exemple : AG extraordinaire, recouvrement des impayés, établissement de l'état daté, suivi des travaux hors budget prévisionnel …). Les prestations particulières sont strictement définies par le décret du 26 mars 2015.
Immatriculation : les copropriétés ont l'obligation d'être immatriculées auprès du registre national des copropriétés. L'immatriculation se fait par voie dématérialisée. Chaque année, le représentant légal de la copropriété doit actualiser les informations détenues dans le registre.

 

J - K - L - M

 

Journaux comptables : l'ensemble des écritures comptables est enregistré chronologiquement dans un journal. En pratique, plusieurs journaux sont utilisés (journal de banque, journal des achats, journal de vente…) pour en faciliter la lisibilité.

 

Loi CHATEL : la Loi n°2005-67 du 28 janvier 2005, dite Loi CHATEL, tend à protéger le consommateur et donc la copropriété, en précisant notamment les conditions de rupture d'un contrat de services :le professionnel prestataire de services informe le consommateur par écrit, au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant le terme de la période autorisant le rejet de la reconduction, de la possibilité de ne pas reconduire le contrat qu'il a conclu avec une clause de reconduction tacite. Dans le cas contraire, le consommateur peut mettre gratuitement un terme au contrat, à tout moment à compter de la date de reconduction.

 

Lot : Dans une copropriété, élément unitaire et indivisible identifié par un n° dans l'état de division, inscrit au règlement de copropriété. Il peut correspondre à un logement ou un local commercial mais aussi à des annexes telles que caves, garages, cellier,... A chaque lot sont affectés des tantièmes de charges dans les différentes clés de répartition (charges générales, bâtiment, chauffage,…).

 

Lot principal : lot affecté au logement ou au commerce par opposition aux lots secondaires. Généralement l'évaluation de l'importance d'une copropriété prend comme référence le nombre de lots principaux et non le nombre total de lots avec lots secondaires.

 

Maître d'œuvre : Responsable de la coordination et de la réalisation de travaux, depuis l'expression des besoins formulés par le propriétaire (Maître d'ouvrage) jusqu'à leur réception et la validation de leur conformité aux besoins exprimés et aux règles de l'art.


Maître d'ouvrage : Propriétaire de l'ouvrage dont il a commandé la construction, la rénovation, la réparation ou l'extension. Il a la responsabilité de l'expression des besoins, aidé pour cela, si nécessaire, par une prestation d'AMO (Assistance à Maîtrise d'ouvrage). Il doit ensuite respecter ses obligations selon le contrat établi, avec la Maîtrise d'œuvre (notamment échéancier de règlement) et réceptionner l'ouvrage terminé sous la conduite du maître d'œuvre. Dans une copropriété, le maître d'ouvrage est le syndicat des copropriétaires, qui peut déléguer une partie de ses prérogatives au syndic.

 

Majorité article 24 (majorité simple) : majorité des présents et représentés, ne sont prises en compte que les voix exprimées pour ou contre la résolution, l'abstention est sans effet (exemple : si 800 millièmes sont présents ou représentés, 300 votent pour, 200 votent contre et 300 s'abstiennent, la résolution est adoptée). Il s'agit de la majorité de droit commun, elle trouvera à s'appliquer à toutes les résolutions non définies spécifiquement comme relevant des articles 25 ou 26 de la Loi du 10 juillet 1965. La majorité simple est notamment applicable pour tous les actes de gestion courante (adoption du budget prévisionnel, approbation des comptes, travaux d'entretien ...).


Majorité article 25 (majorité absolue) : majorité des voix de tous les copropriétaires qu'ils soient présents ou non (501 millièmes). Les décisions devant être votées à cette majorité concernent essentiellement (liste non exhaustive) :

  • La possibilité de déléguer une décision relevant de la majorité 24,
  • L'autorisation donnée à un copropriétaire d'effectuer à ses frais des travaux affectant les parties communes,
  • La désignation ou la révocation du ou des syndics et des membres du conseil syndical ;
  • Les conditions auxquelles sont réalisés les actes sur les parties communes lorsque ces actes résultent d'obligations légales ou réglementaires (exemple accord de servitudes, cession de droit de mitoyenneté) ;
  • La modification de la répartition des charges rendue nécessaire par un changement de l'usage d'une ou plusieurs parties privatives ;
  • Les travaux d'économie d'énergieu de réduction des émissions de gaz à effet de serre  ;
  • La suppression des vide-ordures pour des impératifs d'hygiène ;
  • L'autorisation permanente accordée à la police ou à la gendarmerie nationale de pénétrer dans les parties communes ;
  • L'installation ou la modification d'un réseau de distribution d'électricité public destiné à alimenter en courant électrique les emplacements de stationnement des véhicules ;
  • L'installation de compteurs d'eau froide individuels ;
  • L'installation de compteurs d'énergie thermique ou de répartiteurs de frais de chauffage ;
  • L'ensemble des travaux comportant transformation, addition ou amélioration.


Majorité article 25-1 (majorité absolue allégée) : Lorsque la résolution n'a pas atteint la majorité absolue prévue à l'article 25, si la décision recueille le tiers des voix (soit 334 millièmes), il est possible de procéder immédiatement à un second vote à la majorité simple. Si la décision ne recueille pas le tiers des voix, il sera possible de procéder à un second vote à la majorité simple mais dans le cadre d'une seconde AG qui devra être réunie dans un délai maximum de 3 mois.

 

Majorité article 26 (double majorité) : majorité nécessitant la réalisation de deux conditions cumulatives :

  • Votes favorables représentant les 2/3 des tantièmes de tous les copropriétaires
  • Votes favorables représentant plus de 50 % des copropriétaires.

Ces résolutions concernent les décisions importantes de la copropriété, notamment :

  • Des acquisitions immobilières,
  • La modification des articles du règlement de copropriété relatifs à la jouissance, l'usage ou l'administration des parties communes,
  • Les modalités d'ouverture des portes d'accès des immeubles,
  • La suppression du poste de concierge ou de gardien et l'aliénation du logement affecté au concierge ou au gardien lorsqu'il appartient au syndicat.

Mandataire : Représentant d'un copropriétaire dont il a reçu un pourvoir pour participer et émarger en son lieu et place lors de l'AG. Ce peut être une personne membre ou non du syndicat. Chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même avec celles de ses mandants n'excède pas 10% des voix du syndicat. Le syndic ne peut pas être nommé mandataire.

Mandat de syndic : voir contrat de syndic

 

Millièmes (voir tantième) : Expression de la quote-part des charges communes attribuée à un lot par l'état de division, dans le cas d'une répartition globale de 1 000 parts.

 

Missions du syndic : le syndic est chargé notamment :

  • d'assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'assemblée générale ;
  • d'administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d'urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci ;
  • d'établir et de tenir à jour un carnet d'entretien de l'immeuble conformément à un contenu défini par décret ;
  • d'établir le budget prévisionnel, les comptes du syndicat et leurs annexes, de les soumettre au vote de l'assemblée générale ;
  • de tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat ;
  • d'ouvrir un compte séparé rémunéré au nom du syndicat sur lequel sont versées les cotisations au fonds de travaux ;
  • d'ouvrir et de gérer un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat pour traiter toutes les opérations le concernant ;
  • de représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice.

Mutation : Transfert de propriété d'un bien (lot en copropriété). Ce peut être une vente (mutation à tire onéreux) un héritage ou une donation (mutation à titre gratuit). L'opération de mutation (état daté, frais administratifs) est généralement le fait générateur de prestations complémentaires du syndic définies par le contrat de syndic et mises à la charge du vendeur.

 

N - O - P - Q

 

Parties communes : Sont communes les parties des bâtiments et des terrains affectées à l'usage ou à l'utilité de tous les copropriétaires ou de plusieurs d'entre eux. Les charges d'entretien des parties communes sont réparties entre eux selon la règle des tantièmes. On trouve ainsi les espaces communs, jardins, halls, paliers escaliers, mais aussi les équipements : chaudières, ascenseurs, antennes de télévision, toits, terrasses, halls, loge de gardien,…

 

Parties communes à usage privatif : Elles appartiennent indivisément à tous les copropriétaires mais sont affectées à l'usage et à l'utilité exclusifs d'un lot. Ce peut être le cas de toits terrasses, balcons, loggias, jardins. Dans ce cas les charges d'entretien afférentes pourront être partagées entre la copropriété et le copropriétaire (sur réfection étanchéité balcon, le revêtement est imputé au copropriétaire).

 

Parties privatives : Dans une copropriété, logements, locaux commerciaux et locaux annexes affectés à l'usage exclusif d'un copropriétaire. Ils sont identifiés comme des lots dans l'état de division inclus dans le Règlement de copropriété.

 

Plan comptable : Nomenclature de numéros et d'intitulés de comptes assortie de règles d'affectation. Les syndics doivent respecter le même plan comptable défini pour la profession en déclinaison du plan comptable général en vigueur dans les entreprises. L'utilisation d'un plan comptable homogène facilite la lecture des comptes et assure une forme de continuité même en cas de changement de syndic.

 

Présentation des comptes : voir documents comptables de synthèse et annexes

 

Prestations particulières : voir honoraires du syndic

 

Provision : voir appel de provisions

 

Publicité du règlement de copropriété : le règlement de copropriété et ses éventuels avenants sont publiés au fichier immobilier.

 

Quitus (donner) : Donner quitus à un syndic lors de l'Assemblée Générale signifie approuver sa gestion comptable et administrative et le décharger de toute responsabilité pour cette gestion. Attention si une assemblée donne quitus au syndic, celui-ci pourra ensuite tenter de s'abriter derrière ce quitus pour dégager sa responsabilité, si une faute est découverte ultérieurement. Si l'approbation des comptes, avec d'éventuelles réserves en cas de doute, est conseillée, car indispensable pour procéder à l'arrête définitif des comptes et à la répartition des charges, en revanche le fait de donner un quitus ne présente aucun avantage pour la copropriété

 

Quorum : Nombre minimum de membres présents ou représentés pour qu'une assemblée puisse valablement délibérer. En copropriété, la loi ne prévoit pas de quorum (uniquement des règles de majorité).


Quote-part : il s'agit de la part qui revient à chacun dans une répartition d'une somme. Dans les copropriétés, la quote-part des charges payées par un copropriétaire est déterminée par le nombre de tantièmes attachés au lot qu'il possède.

 

R - S - T


Rapprochement bancaire : Le rapprochement bancaire est un état comptable précisant les écarts entre le solde du relevé de compte adressé par la banque à une date donnée et le solde théorique du compte de la même banque dans la comptabilité. Cet écart se justifie notamment par l'émission ou la réception de chèques, déjà enregistrés en comptabilité mais qui n'ont pas encore été débités ou déposés à la banque à la même date.
Dans une copropriété, le rapprochement bancaire n'a de sens que s'il existe un compte bancaire séparé.


Registre des copropriétés : le registre, tenu par l'Anah (Agence nationale d'amélioration de l'habitat), permet de procéder en ligne à l'immatriculation d'une copropriété par son représentant légal ou par un notaire, et d'accéder à un annuaire et à des données statistiques. Il vise à recenser les copropriétés à usage d'habitation.

 

Règlement de copropriété : ce document, établi lors de la constitution de la copropriété fournit la description de chacun de ses composants, (parties communes ou privatives) dans leur consistance, les conditions de leur jouissance. Il fixe également les règles relatives à l'administration des parties communes et inclus généralement l'état de division précisant les quotes-parts de répartition des charges communes par lot.

 

Répartition des charges : Chaque lot contribue aux frais d'entretien des parties communes en fonction des tantièmes définis dans l'état de division de la copropriété.

 

Retard de paiement d'un copropriétaire : Lorsque un copropriétaire ne respecte pas ses échéances de règlement le syndic est missionné pour en assurer le recouvrement, dans une procédure d'escalade (relance simple, recommandé, actes d'huissiers,…). Les frais engagés par la copropriété pour l'encaissement d'une créance d'un copropriétaire sont généralement imputés à ce dernier.

 

Rupture de contrat : voir Loi CHATEL

 

Seuil de consultation du conseil syndical : l'assemblée générale définit le montant à partir duquel le syndic a l'obligation de demander l'avis du conseil syndical avant d'engager une dépense.


Seuil de mise en concurrence : l'assemblée générale définit le montant à partir duquel le syndic a l'obligation de consulter plusieurs entreprises avant de retenir l'une d'entre elles.


Situation de trésorerie : voir Trésorerie

 

Sommes exigibles (copropriétaires) : Le document comptable « annexe 1 » regroupe sur la ligne « copropriétaires - sommes exigibles » le montant total dû par les copropriétaires. Il correspond aux appels de provisions non réglées et éventuellement à l'écart entre le budget prévisionnel et les dépenses réelles de l'exercice, si les charges constatées sont supérieures aux prévisions.

 

Syndicat de copropriétaires : la collectivité des copropriétaires constitue un syndicat doté de la personnalité civile et immatriculé au registre des copropriétés.

 

Syndic : une copropriété est obligatoirement administrée par un syndic. Nommé par l'assemblée générale des copropriétaires, pour une durée déterminée, il est chargé de représenter le syndicat et de gérer les parties communes de la copropriété. Ce peut être un syndic professionnel ou un syndic non professionnel.

 

Syndic non professionnel : Le syndic non professionnel est un copropriétaire volontaire qui accepte cette mission généralement à titre bénévole. Cette situation peut convenir de manière durable pour des copropriétés de faible importance, mais peut aussi être une bonne transition dans un processus de changement de syndic en situation de crise aigue, même pour des copropriétés importantes. Le syndic non professionnel traitera alors les affaires courantes le temps de convoquer une nouvelle AG choisissant un nouveau partenaire professionnel. Pour ce bénévole, il est nécessaire d'avoir une grande disponibilité sur la période transitoire et de vérifier la couverture d'une responsabilité civile, dans le cadre de sa mission.

 

Syndic professionnel : Le syndic professionnel est titulaire d'une carte délivrée par la Chambre de Commerce et d'Industrie, qui atteste qu'il est possède les aptitudes pour exercer ce métier, bénéficie d'une assurance responsabilité civile et d'une garantie financière suffisante pour couvrir les engagements qu'il est amené à prendre dans l'exercice de ses fonctions. Le syndic exerce ses fonctions dans le cadre d'un contrat de mandat approuvé l'AG.

 

Tacite reconduction d'un contrat : A l'échéance du contrat, son renouvellement s'effectue automatiquement sans qu'aucune démarche ne soit nécessaire, avec éventuellement une actualisation du prix de la prestation selon les formules indicielles prévues au contrat initial (voir loi Chatel pour les modalités de rupture).

 

Tantièmes : Dans une copropriété, le nombre de tantièmes attribué à chaque lot dans l'état de division, correspond à sa quote-part dans la répartition des charges totales. Selon le nombre de lots et la précision des calculs le terme générique de tantième peut être exprimé en centième, millième ou dix-millième. La participation du lot aux charges totales sera calculée en proportion de son nombre de tantièmes par rapport au nombre total de tantièmes de la copropriété (Exemple : le propriétaire d'un lot représentant 60 tantièmes sur un total de 1000, règlera 60/1000° des charges à répartir).

 

Trésorerie (Situation de trésorerie) : la situation de trésorerie correspond à l'analyse des créances et des dettes de la copropriété afin de déterminer le montant des disponibilités.

 

TVA : la copropriété n'est pas soumise à la TVA. Cela implique que les appels de provisions n'y sont pas soumis et que la copropriété ne peut pas, de manière générale, récupérer la TVA liée à ses dépenses. Toutefois, le syndic peut indiquer dans les décomptes individuels des dépenses, la ventilation de la TVA pour permettre aux copropriétaires et locataires, personnes morales assujetties, de récupérer ces montants dans leur propre comptabilité.

 

U - V - W - X - Y - Z

 

Unanimité (vote) : Principe de vote exigé par la loi pour les prises de décision en Assemblée Générale concernant des modifications substantielles du Règlement de copropriété, par exemple, nouvelle répartition de l'état de division (tantièmes) ou modification des conditions de jouissance des parties privatives. L'obtention de l'unanimité impose la présence ou la représentation de tous les copropriétaires (y compris les copropriétaires de lots annexes) ce qui est particulièrement délicat à obtenir dans les copropriétés importantes.

 

Unité de valeur (UV) : unité servant à la valorisation d'une tâche confiée à un gardien (salarié logé). Le nombre d'UV de chaque nature de tâche est donné par le tableau de l'annexe 1 de la Convention Collective Nationale. Toutefois, selon cette même convention, si certaines valeurs sont inadaptées au contexte de l'immeuble, elles peuvent être remplacées des U.V. dérogatoires, avec l'accord de l'employé. Ces tâches peuvent également être définies en nombre d'heures de travaux spécialisés ou qualifiés. Un emploi à temps plein correspond, pour un gardien, à 10 000 UV. Le nombre d'unités de valeurs multiplié par un coefficient permet d'obtenir le montant du salaire brut. Le nombre d'UV supérieur à 10 000 (maxi 12 000) sera décompté en heures supplémentaires.

 

Vacance du syndic : En cas d'empêchement du syndic pour quelque cause que ce soit ou en cas de carence de sa part à exercer les droits et actions du syndicat et en l'absence d'un successeur, un administrateur provisoire peut être désigné par décision de justice.

 

Vente par adjudication : Acte par lequel un officier du ministère public attribue au plus offrant un bien mis aux enchères. En copropriété c'est le plus souvent la suite d'une " saisie immobilière " du bien d'un copropriétaire défaillant à la demande de ses créanciers.

 

Ventilation de la TVA : la copropriété n'est as soumise à la TVA. En revanche, le syndic doit faire apparaître dans les décomptes annuels de charges des copropriétaires, la TVA déductible correspondant aux dépenses. En effet, si un particulier ne peut récupérer la TVA, une entreprise copropriétaire ou locataire peut déduire cette TVA.