Accompagnement des travaux en copropriété
L'émergence d'un nouveau métier :
1 Problématique travaux - spécificités
2 L'accompagnement des travaux en copropriété
3 La démarche d'accompagnement
4 Le consultant en copropriété
5 Le modèle économique de la mission de consultant
6 Les avantages de l'accompagnement
1 La problématique travaux – spécificités copropriété
L'expérience terrain met en évidence la difficulté de faire aboutir en copropriété les travaux de grande ampleur (rénovation énergétique, réhabilitation), malgré la participation d'hommes de l'art rompus à la réalisation de tels projets.
Il est important de bien distinguer, dans le secteur du logement collectif, les ensembles immobiliers gérés par des bailleurs sociaux, qui peuvent agir en tant qu'opérateurs, et les copropriétés privées gérées dans le cadre de la loi de 1965 et appartenant à une collectivité de copropriétaires individuels.
Si les aspects techniques sont identiques à tous les secteurs de la construction immobilière, les freins et blocages identifiés en copropriété sont multiples et liés aux spécificités du régime :
Absence de maître d'ouvrage : En copropriété, l'assemblée générale est le seul organe décisionnel. Le pouvoir juridique de maître d'ouvrage est détenu par le syndicat des copropriétaires réuni en assemblée selon des procédures très contraignantes, avec à chaque étape, un effet « tunnel » de l'ordre de six mois.
Entre deux assemblées, le syndic ne peut qu'exécuter strictement les décisions de l'assemblée.
Le maître d'ouvrage est bien souvent éclaté, divisé (absence de convergence d'intérêt des copropriétaires), incompétent et absent dans le quotidien du projet.
Il est donc impossible d'obtenir d'une telle « maîtrise d'ouvrage sporadique » la réactivité indispensable à la conduite des projets de grande ampleur.
Absence de programme : Un maître d'ouvrage est censé définir son programme c'est-à-dire un projet avec une expression de besoin, des objectifs, un budget et un délai de réalisation. C'est mission impossible en copropriété dans l'état actuel de la législation puisque l'assemblée n'est censée se prononcer que sur le choix de devis parmi une pluralité d'offres d'entreprise. La procédure de validation d'un budget pourra facilement être bloquée par tout contestataire se référant à la loi de 1965. En absence de programme et de budget, le financement des études nécessaires à la conception du projet ne peut se référer à la loi MOP.
Difficultés de financement : Face à des budgets d'ampleur exceptionnelle (souvent plus de 20K€ par logement) le financement des travaux sur des parties communes dépend aujourd'hui de financements individuels. De même, la majeure partie des aides et incitations fiscales sont gérées « à la personne » et non au lot. Cette discrimination face à un besoin commun nuit à la prise de décision collective. C'est une des causes du rejet de projets par l'assemblée.
Réglementation particulière : la législation oblige à interroger l'assemblée générale pour toute décision, selon des modalités et règles de vote très contraignantes. L'assemblée ne peut se prononcer qu'au vu d'éléments détaillés et chiffrés, avec pluralité d'offres. Toutefois elle ne se donne généralement pas les ressources nécessaires à l'élaboration de vrais cahiers des charges. Les moyens et les objectifs sont souvent incohérents, ce qui favorise les contestations.
Manque d'information : Les copropriétaires souffrent, dès l'acquisition de leur bien, d'un déficit d'information sur la consistance des parties communes et sur leurs obligations liées à leur entretien. Communément ce qui est commun « n'est pas à eux » et n'est donc pas « leur problème ».
Insouciance énergétique : Les questions énergétiques sont éloignées des préoccupations prioritaires de la majorité des copropriétaires d'autant que les notions d'investissement et d'amortissement ne font pas partie de la culture de la copropriété.
Difficultés de gouvernance : L'extrême complexité de la réglementation accentue la méfiance envers les acteurs (syndics et autres acteurs externes ou internes), suspectés de collusion avec les entreprises, et contribue au désintérêt des copropriétaires quant à la gestion de leur résidence et notamment leur participation aux assemblées.
2 L'accompagnement des travaux en copropriété
Ces difficultés de conduite de projet de travaux mettent en évidence la nécessité d'organiser un accompagnement des travaux en copropriété par un animateur ayant pour mission :
• Suivre le projet de l'idée à sa réalisation, jusqu'à la mesure de ses résultats
• Veiller à la cohérence globale par rapport aux besoins techniques, aux attentes des copropriétaires et leur capacité financière
• Prendre en charge l'ingénierie financière et les incidences juridiques et fiscales
• Fédérer les copropriétaires et favoriser ainsi le vote des travaux
• Assurer l'interface (communication, compréhension) entre les différents acteurs (copropriétaires et professionnels)
• Mesurer les résultats des travaux sur le cadre de vie des copropriétaires, la valorisation de leur patrimoine, le niveau de charges et la maîtrise de l'énergie.
C'est l'émergence d'un nouveau métier de consultant, spécialiste de la copropriété. Son intervention facilite la mission des professionnels et favorise l'aboutissement du projet.
Sa présence répond à une difficulté majeure : « faire voter aux copropriétaires la même chose en même temps ».
Pour garantir l'aboutissement du projet, il est présent tout au long de la démarche et s'appuie sur le conseil syndical.
Son indépendance garantit objectivité et neutralité (le consultant ne peut être ni un copropriétaire, ni un membre du conseil syndical, ni le syndic, ni le maître d'œuvre).
Tout au long de sa mission, le consultant prend en compte :
• L'aspect humain : attentes des copropriétaires, confort de vie
• L'aspect économique : maîtrise des coûts, financement du projet
• L'aspect énergétique : économie d'énergie
• L'aspect patrimonial : valorisation des biens.
3 La démarche d'accompagnement
Le consultant intervient, comme assistant au maître d'ouvrage, indépendamment du maître d'œuvre, son rôle n'est pas technique mais orienté fonctionnement de la copropriété.
Sa démarche d'accompagnement se décompose en 6 phases :
3.1 Etat des lieux – Préconisation audit global
A l'initiative du conseil syndical, réalisation d'une étude préalable succincte en partenariat avec le conseil syndical :
• Etat du bâti et équipements communs, détection des besoins
• Bilan économique de la copropriété, indicateurs sur la santé financière de la copropriété
• Besoins, attentes et contraintes du conseil syndical
• Proposition périmètre, budget et objectifs d'un audit global (dont énergétique)
• Assistance à la préparation (note jointe à la convocation) et à l'animation de l'assemblée
Objectif : Vote budget audit global + accompagnement
3.2 Audit global - Motivation des copropriétaires - Cohérence du projet
• Enquête sur attentes et besoins des copropriétaires/résidents
• Organisation de l'information : favoriser l'adhésion progressive et la prise de conscience
• Réalisation de la consultation pour l'audit global
• Assistance au choix de(s) auditeur(s) (CS)
• Dossier de synthèse : résultats audit, besoins, attentes, échéances, coûts
• Définition du périmètre et du budget du programme d'études et accompagnement
• Proposition commission programme de travaux autour du conseil syndical
• Assistance préparation assemblée (note jointe à la convocation) et animation assemblée
Objectif : vote budget d'études de programme de travaux
3.3 Elaboration du programme de travaux
• Consultation pour le choix d'une maîtrise d'œuvre pour la réalisation des études
• Assistance au choix auprès du conseil syndical et commission
• Organisation de l'information : entretenir l'adhésion
• Estimation financière et pistes de financement, incidences juridiques et fiscales
• Proposition modalités et budget phase consultation (avec accompagnement)
• Présentation à l'assemblée : Résultats études, programmation envisageable, coût estimé
Objectif : Vote programme de travaux (projet global ou plan pluriannuel + 1° tranche)
3.4 Etudes et consultation
• Suivi des études et de la consultation des entreprises (assistance du conseil syndical)
• Interface entre le maître d'œuvre et le maître d'ouvrage, « maître d'ouvrage virtuel »
• Cohérence du déroulement du projet et des contraintes locales de la copropriété
• Organisation de l'information : entretenir l'adhésion
• Ingénierie financière : financement collectif, aides, CEE, détection et orientation situations individuelles difficiles
• Incidences juridiques et fiscales : évolution état de division, démembrement du droit de propriété (cas des surélévations)…
• Participation avec la maîtrise d'œuvre à la finalisation du dossier de choix et à sa présentation en assemblée
Objectif : Vote travaux et financement
3.5 Réalisation des travaux
• Mise en œuvre financement
• Relais de « maîtrise d'ouvrage virtuelle »
• Suivi des opérations, assistance au conseil syndical
• Entretien information copropriétaires
Objectif : Veiller à la cohérence entre les attentes des copropriétaires et la réalisation, faciliter la compréhension mutuelle
3.6 Mesure des résultats
Mesurer les résultats (N+1 après l'achèvement des travaux) :
• Aspect qualitatif : ressenti des copropriétaires par enquête
• Aspect économique : résultats énergétique réalisé / estimé
• Aspect patrimonial : évolution de la valeur lors des mutations
• Aspect social : évolution du taux de défaillances de paiement.
Objectif : Mesurer l'impact des travaux - Préconisations sur d'éventuels ajustements
4 Le consultant en copropriété
4.1 Son positionnement – son rôle
La réalisation d'un projet de travaux en copropriété est un long parcours semé de multiples embûches. Le consultant met tout en œuvre pour éviter l'arrêt de la démarche et garantir sa cohérence.
Le consultant s'appuie tout au long de sa mission sur le conseil syndical dont il devient le porte-parole tant vis à vis du syndic, du syndicat que des prestataires externes.
Le consultant, interface entre copropriétaires et professionnels, favorise le vote et l'aboutissement de travaux et rassure les professionnels souvent réticents à venir en copropriété (difficultés d'application de la loi MOP, abandon des projets).
4.2 Ses engagements
• Garantie d'aboutir : présent tout au long du projet, le consultant veille à la réunion des compétences et procédures nécessaires à la réalisation des objectifs fixés et au respect des délais.
• Garantie de la cohérence des travaux engagés : le consultant s'assure en permanence de la cohérence des études et travaux avec les besoins et attentes exprimées, avec les objectifs énergétiques retenus, avec la situation socio-économique de la copropriété.
• Garantie d'approche globale : tout au long de sa mission, le consultant prend en compte :
o L'aspect humain : attentes de copropriétaires, confort de vie
o L'aspect économique : maîtrise des coûts, financement du projet
o L'aspect énergétique : économie d'énergie
o L'aspect patrimonial : valorisation des biens
• Garantie d'indépendance : l'intervenant externe, apporte la neutralité nécessaire à la préservation des intérêts de la copropriété. Il ne peut, sur un même projet, cumuler sa mission avec celle d'un autre acteur (syndic, maître d'œuvre, copropriétaire…)
• Garantie d'un juste prix : le coût de ses prestations est déterminé par rapport à la charge de travail. Sa rémunération n'est en aucun cas calculée en pourcentage des travaux, ce qui préserve son objectivité.
4.3 Ses compétences
Le consultant est avant tout un spécialiste de la copropriété ayant une bonne culture dans toutes les disciplines entrant dans la composition d'un projet de copropriété :
• Juridique : droit de la copropriété (cadre légal, organisation, fonctionnement).
• Comptabilité : comptabilité générale, comptabilité analytique, spécificités copropriétés
• Gestion de la copropriété, rôle du syndic, fonctionnement
• Fiscalité : avantages fiscaux, impôt sur le revenu
• Financier : prêts, subventions, aides, ingénierie financière
• Conduite de projet, management, gestion de consultations privées
• Sciences humaines et sociales : sociologie de groupe, comportement
• Culture technique permettant d'assurer l'interface avec les professionnels :
o problématiques des rénovations et contraintes architecturales
o notion de gestion de chantiers et règlementation
o Energie : équipements, mode de fonctionnement, coût et rendement
Le consultant est un polyvalent, spécialisé dans la copropriété, sa gestion et son fonctionnement, dans la conduite de projet et l'ingénierie financière. Sa familiarisation des données techniques et du secteur du bâtiment lui permet de mettre en pratique ses compétences dans un projet de travaux en copropriété.
5 Le modèle économique de la mission d'accompagnement
5.1 Périmètre de la mission
Compte tenu des incertitudes sur la nature, l'ampleur et le devenir de projet de travaux envisagé, le consultant adapte ses missions selon l'avancement du projet :
1. Mission initiale : enclenchement de la démarche avec prise de connaissance de la situation générale de la copropriété et approche d'une stratégie de gestion de travaux
2. Missions « annuelles » d'animation du projet. Le consultant après avoir fait valider l'étape précédente, demande le renouvellement de la confiance de l'assemblée et propose de poursuivre sa mission de « porte-parole » de la maîtrise d'ouvrage dans le cadre d'un plan d'action définissant objectifs et rémunération forfaitaire.
Le consultant n'intervient pas directement sur les aspects techniques, c'est pourquoi sa rémunération reste indépendante du programme de travaux et de son enveloppe financière.
L'accompagnement simplifie la mission traditionnelle des autres acteurs (syndic, maître d'œuvre, diagnostiqueurs, bureaux d'étude) et permet ainsi une redistribution de la rémunération du conseil.
Enfin, l'ampleur de la mission du consultant varie selon :
• La consistance du projet de travaux
• L'implication du conseil syndical
• La situation socio-économique
• Les missions des autres acteurs.
Cette mission d'animation du projet en qualité d'assistance au conseil syndical ne constitue pas une mission d'assistance à maîtrise d'ouvrage au sens des articles 1792 et suivants du Code Civil, le consultant n'intervenant pas dans les aspects techniques.
De même, la mission ne constitue pas un transfert de responsabilité, l'assemblée étant seule décisionnaire et détentrice du pouvoir de maître d'ouvrage.
5.2 Mission initiale
Le consultant intervient sur demande du conseil syndical, dans le cadre de l'assistance au conseil syndical prévu à l'article 27 du Décret du 17 mars 1967. La mission sera donc généralement déclenchée sans nécessiter un vote d'assemblée.
Le budget forfaitaire de l'étape 1 « Etat des lieux » sera établi par le consultant après participation à une réunion du conseil syndical. Le montant sera fonction de la taille de la copropriété, des objectifs, de la documentation existante et du niveau de participation du conseil syndical. A titre indicatif :
• Copropriété < 10 lots : 1200 à 1500 € HT
• De 11 à 50 lots : 1 500 à 2 100 € HT
• > 50 lots : 2 100 à 3 000 € HT
Nota : la participation des organismes publics et parapublics (collectivités et organisations associées) est souhaitable, au même titre que la participation aux frais d'audit énergétiques, car l'accompagnement accroit sensiblement les chances de succès de ces démarches, trop souvent classées « sans suite » sans méthodologie d'accompagnement.
5.3 Mission animation de projet
Pour chacune des étapes 2 à 6 la décision de prolongement de la mission d'accompagnement par le consultant externe est prise par l'assemblée générale.
Le consultant établira un budget forfaitaire, en cohérence avec la charge de travail, sur la base d'un tarif jour (à titre indicatif 600 à 700 € HT/J).
Dans certains cas particuliers les montants forfaitaires pourront être complétés par une « prime d'objectif » (par exemple obtention d'un vote délicat, exigeant des efforts particuliers de médiation, comme pour une surélévation). Les conditions d'attribution de ces primes d'objectifs, étudiées avec le Conseil syndical, feront l'objet d'une délibération d'assemblée générale.
6 Les avantages de l'accompagnement
12 bonnes raisons de faire intervenir un consultant en copropriété :
1. Assurer la gouvernance du projet : Le consultant assure la gouvernance du projet en tissant les liens manquants qui permettent un travail concerté et adapté.
2. Prendre en compte la particularité de la copropriété : ensemble immobilier et lieu de vie : A chaque étape, les dimensions techniques, économiques et humaines sont prises en compte.
3. Avoir une vision globale de la copropriété : l'accompagnement intègre une analyse globale des besoins et perspectives intégrant la dimension énergétique.
4. Prendre en compte la disparité des copropriétaires : La copropriété est une indivision forcée entre des copropriétaires n'ayant a priori ni les mêmes contraintes, ni les mêmes objectifs. Le consultant veille à la prise en compte des attentes de l'ensemble des copropriétaires et favorise leur adhésion au projet par une communication constante tout au long de la démarche.
5. Prévoir le financement des travaux : Le coût de fonctionnement de la copropriété pèse sur le budget des ménages et le financement de travaux constitue une dépense supplémentaire imprévue, parfois impossible à assumer (endettement long terme). Le consultant en copropriété assure l'ingénierie financière du projet de manière à réduire ses difficultés.
6. Valoriser le patrimoine : L'analyse des besoins à 7-10-20 ans permet une structuration et une planification indispensable à toute gestion de patrimoine.
7. Faire voter : La difficulté est d'amener les copropriétaires à voter la même chose au même moment. La conduite de projet prévoit une démarche progressive d'adhésion jusqu'à la décision collective de travaux.
8. Minimiser les handicaps liés à l'absence de maîtrise d'ouvrage : L'assemblée des copropriétaires est juridiquement le maitre d'ouvrage. En se réunissant une fois par an, elle n'est pas en mesure de remplir ce rôle tout au long de la démarche travaux. Le consultant en copropriété comble cette absence en devenant le porte-parole des copropriétaires.
9. Etre l'interface entre les copropriétaires et les professionnels : Les copropriétaires méconnaissent souvent le secteur du bâtiment et les professionnels ignorent souvent les particularités légales et humaines des copropriétés. Le consultant assure l'interface nécessaire à une compréhension mutuelle favorisant la réussite du projet.
10. Veiller au respect des objectifs et des délais : Le consultant assure une vigilance permanente sur l'avancement du projet.
11. Préserver l'intérêt général : Le consultant n'est ni un copropriétaire, ni le syndic, ni un des professionnels du bâtiment. Son indépendance lui permet de privilégier l'intérêt général en toute objectivité.
12. Garantir la bonne fin : La mesure du réalisé et sa comparaison avec les objectifs, complétée par l'évaluation du ressenti des copropriétaires (avant et après ajustements éventuels) garantissent la bonne fin du projet.