Entretien de la copropriété : salarié(s) ou entreprise(s) ?
1 L'entretien, un poste essentiel
L'entretien est pour chaque copropriété, petite ou grande, une dimension essentielle de sa gestion. En effet l'entretien représente l'un des tous premiers postes de charges récurrentes de la copropriété et d'autre part il impacte la propreté de l'immeuble et son état général, vecteur d'image à laquelle les résidents sont très sensibles.
Que comprend l'entretien ? Ce poste englobe le nettoyage des parties communes intérieures et extérieures, la sortie des ordures, les menues réparations (changement d'ampoules, graissage des portes….)
Les solutions disponibles : la copropriété a le choix entre 3 options ou le panachage de ces options :
• Le recours à une (ou plusieurs) société externe
• L'embauche d'un gardien logé
• L'embauche d'un employé d'immeuble non logé
Panorama des caractétistiques : Chacune des options présente des caractéristiques différentes comparées dans les tableaux ci-après.
2 Le service rendu
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Entreprise
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Gardien
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Employé
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Régularité
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Rythme des prestations (jour, semaine, mois, trimestre,…)
défini par contrat
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Prestations définies par contrat de travail mais éventuellement soumises aux aléas : importance des autres tâches prévues au contrat, imprévus...
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Continuité
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Remplacement intervenant géré par l'entreprise
Plusieurs intervenants ?
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Unicité intervenant mais service interrompu lors des absences maladies, congés, formation…
Gestion des remplacements nécessaire (syndic)
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Qualité
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Suivi assuré par l'encadrement de l'entreprise
Contrôle local nécessaire par le conseil syndical et transmis au syndic
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Forte autonomie du personnel
Nécessité d'organiser un double suivi
1- Suivi local par le conseil syndical
2- Réunions périodiques avec le syndic
Coordination entre syndic et conseil syndical
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Polyvalence
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Recours éventuel à plusieurs entreprises (entreprise de nettoyage ≠ petits entretiens, menues réparations)
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Salarié souvent multi tâches
Gestion de la formation et des habilitations
(exemple : habilitation électrique)
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Présence
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Ponctuelle
(exemple 3 heures/jour)
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Pendant les horaires d'ouverture de la loge définies dans le contrat de travail (amplitude maximum : 13 h par jour)
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Selon horaires définis dans le contrat de travail
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3 La gestion
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Entreprise
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Gardien
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Employé
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Gestion courante
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Gestion simplifiée : contrat d'entreprise
Mise en concurrence régulière
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Gestion du personnel : embauche, bulletins de paies, charges sociales et fiscales, gestion des congés, de la formation, visites médicales, des remplacements, suivi de l'activité.
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Matériel
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Matériel et fournitures fournies par l'entreprise
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Acquisition et entretien du matériel
(charriot, aspirateur…)
Gestion du stock de fournitures
(produits d'entretien, petit matériel…)
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4 L'évolution
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Entreprise
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Gardien
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Employé
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Souplesse
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Adaptation des tâches par avenant de contrat
Tâches ponctuelles possibles
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Adaptation des tâches par modification du contrat de travail avec accord du salarié
Respect convention collective et code du travail
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Changement
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Changement d'intervenant en cas d'insatisfaction
Mise en concurrence de l'entreprise
Durée du contrat : 1 an, tacite reconduction
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Départ en retraite, démission ou licenciement
Durée du contrat : indéterminée
Délais de préavis, respect procédure
Indemnité conventionnelle (sauf démission)
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Libération du logement de fonction ?
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5 Le coût
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Entreprise
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Gardien
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Employé
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Composantes du coût
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Coût horaire et temps définis par contrat
TVA (20%) en sus.
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Salaire de base et primes (13° mois) définis par convention collective
Charges sociales et taxes (formation, taxe sur les salaires)
Coût du matériel et des fournitures
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Avantages en nature favorables pour le gardien :
. logement à prix réduit
. chauffage
. eau froide
. peinture / entretien
. taxe habitation
. taxe foncière
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Evolution
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Révision annuelle des prix (base inflation)
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Révision des salaires et avantages définie par accord de branche (convention collective)
Prime d'ancienneté progressive à partir de 3 ans de présence.
Maintien des avantages acquis
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Remplacement
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Coût de remplacement intégré dans le contrat
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Cumul des coûts : paiement des congés payés ou maintien du salaire en cas de maladie + coût du remplacement
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Coût du logement de fonction pendant les absences
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Changement
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Changement d'entreprise à la fin du contrat : pas de coût supplémentaire
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Retraite ou licenciement : indemnité de départ selon ancienneté et dernier salaire de base
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Récupération des charges sur l'occupant
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100% récupérables
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75% ou 40% selon nature activité gardien
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100% récupérables
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Bon à savoir
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• La Loi Châtel fixe les conditions d'application des contrats en « tacite reconduction » avec l'obligation pour le fournisseur d'avertir le client (copropriété) un mois avant l'échéance. A défaut, la copropriété peut rompre le contrat, sans frais, à tout moment.
• La convention collective des entreprises de nettoyage précise les modalités de reprise du personnel en cas de rupture d'un contrat de service. La copropriété devra prévoir dans ses accords des dispositions lui permettant d'éviter d'éventuelles difficultés à la fin du contrat.
• Le logement de fonction du gardien, la grille de rémunération et les avantages en nature associés (eau, chauffage,…) ont été définis dans la convention collective, à son origine, comme la contrepartie de la présence du gardien dans la copropriété, avec astreinte de nuit et des services de surveillance technique (ascenseurs, chaufferie, etc…). Depuis la règlementation a fortement évolué (par exemple interdiction de l'astreinte de nuit pour les gardiens), et les tâches de surveillance technique sont transférées aux entreprises (voir les particularités sur fiche gardiens et employés d'immeuble).
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FOCUS
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Comment choisir ?
L'appel à une société externe représente, en première analyse, un surcoût de l'ordre de 30 à 40 % (TVA + marge). Cet écart est toutefois à atténuer par les frais de gestion de personnel interne et la prise en charge des absences et remplacements. Le suivi des prestations et de leur qualité est également plus facile dans une relation client-fournisseur qu'à travers des liens de subordination toujours délicats à établir en copropriété. Lorsque « tout se passe bien » la présence de personnel logé sur site est très appréciable mais cela devient rapidement très contraignant en cas de difficulté.
En prenant en compte les contraintes de l'existant, les données économiques, les aspects humains, le besoin de qualité et de flexibilité, chaque copropriété devra faire sa propre analyse contextuelle pour définir ses orientations.
Besoin d'aide ? Prenez contact avec COPRO+.
Sa mission est d'assister les copropriétés et leur conseil syndical.
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FOCUS
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Quand choisir ?
Cette réflexion doit notamment être lancée en cas d'insatisfaction des prestations réalisées ou du constat d'un absentéisme chronique. Le conseil syndical doit s'impliquer et assister le syndic qui ne peut matériellement pas être présent au quotidien dans la copropriété et se trouve moins bien placé pour apprécier les besoins et les conditions d'exercice des activités d'entretien.
La perspective du départ d'un salarié ou de l'échéance de contrat de prestataire est évidemment une bonne opportunité de lancer ou d'actualiser ces réflexions, en anticipant sur les contraintes légales (calendrier pour décisions d'AG).
De manière générale, un audit de la gestion du personnel est conseillé dans toute copropriété occupant un ou des salariés (gardiens ou employés). L'expérience met en évidence de nombreuses erreurs ou irrégularités dans la gestion administrative et des dérives dans la définition des besoins et le suivi des activités.
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